合同采購管理制度

時間：2023-05-26 17:55:07 采購合同我要投稿

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合同采購管理制度

　　在現(xiàn)在社會，制度起到的作用越來越大，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范。那么相關的制度到底是怎么制定的呢？以下是小編整理的合同采購管理制度，歡迎閱讀與收藏。

合同采購管理制度

合同采購管理制度1

　　第一章總則

　　第1條為加強公司對采購合同的管理,規(guī)范采購作業(yè),根據(jù)國家相關法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度,特制定采購合同管理制度。

　　第2條本制度適用于公司化工生產物料、設備、辦公用品等的采購管理工作。

　　第3條公司采購部在授權范圍內負責采購合同的擬定、簽訂與履行等工作,財務部負責審核采購合同,并按合同進行付款。

　　第4條公司嚴格遵循平等自愿、互惠互利、誠實信用的原則訂立采購合同。

　　第5條合同必須采取書面形式,經(jīng)協(xié)商有關修改合同的文書、傳真、電報圖表、電子郵件、報價書和會簽表等,均為合同的組成部分。

　　第6條合同內容必須完整,條款應當明確、具體,文字表達嚴謹,書寫工整。

　　第二章合同簽訂

　　第7條公司總經(jīng)理是采購合同的法定簽訂人,采購部經(jīng)理在總經(jīng)理的授權下代表公司簽訂采購合同。

　　第8條未經(jīng)公司總經(jīng)理授權,任何部門和個人不得以公司的名義對外簽訂采購合同。

　　第9條采購部根據(jù)經(jīng)審批通過的采購申請制定采購方案,經(jīng)采購部經(jīng)理審批通過后嚴格執(zhí)行。

　　第10條采購合同的簽訂流程如下。

　　1.采購員采集供應商信息

　　(1)采購員從使用部門的需求、價格、質量、服務、數(shù)量、供貨周期、合作歷史記錄等角度考察供應商,并根據(jù)考察結果編寫《供應商情況分析表》,詳細登記供應商各個方面的信息。

　　(2)采購員提出對供應商的分析意見和采購建議,填寫《供應商情況分析表》,將《供應商情況分析表》交給采購部經(jīng)理。

　　2.確定備選供應商。采購部經(jīng)理根據(jù)《供應商情況分析表》,初步篩選符合條件的供應商,分析各供應商優(yōu)劣,確定兩家以上備選合作供應商,并分配采購份額給各供應商。

　　3.采購合同談判。采購部經(jīng)理與備選供應商進行談判,共同擬訂采購合同。需要時,可要求使用部門人員參與談判,擬定合同草案。

　　4.合同評審。采購部協(xié)同使用部門負責人、質量管理部經(jīng)理、財務部經(jīng)理根據(jù)《供應商情況分析表》、備選合作供應商的采購合同進行評審,提出評審意見,并確定各供應商的采購份額,報公司總經(jīng)理審批。

　　5.合同審批。總經(jīng)理總和評審意見,若采購合同金額在總經(jīng)理審批權限內,總經(jīng)理批準執(zhí)行;若采購合同金額超出總經(jīng)理審批權限,總經(jīng)理將采購合同上報董事會審批,同時遞交評審意見。

　　6.合同簽訂。相關領導在授權范圍內簽訂采購合同。

　　第三章合同履行

　　第11條合同蓋章生效后,合同雙方按照合同規(guī)定的內容,全面地履行各自承擔的權利與義務。

　　第12條公司采購部和財務部應根據(jù)合同編號各立合同臺賬,每一合同設一臺賬,分別按采購情況和收付款情況一事一記。

　　第13條在合同履行過程中,合同對方所開具的發(fā)票必須先由具體經(jīng)辦人員審核簽字認可,經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后,再轉財務審核付款。

　　第4章合同的變更和解除

　　第12條合同變更或解除必須依照合同的簽訂流程經(jīng)采購部、財務部、法律顧問等相關負責人和公司總經(jīng)理審核通過方可。

　　第13條變更或解除合同的通知和回復應采用書面形式符合公文收發(fā)的要求,并按規(guī)定經(jīng)審核后加蓋公章或合同專用章。掛號寄發(fā)或由對方簽收,掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。

　　第14條變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力,納入本制度規(guī)定的管理范圍。

　　第15條合同變更后,合同編號不予改變。

　　第16條在合同履行中出現(xiàn)下列情況之一時,采購部應及時上報公司總經(jīng)理,并按照國家法律法規(guī)和本公司相關規(guī)定及合同約定與對方當事人協(xié)商變更或解除合同。

　　1.由于不可抗力致使合同不能履行的.。

　　2.由于對方在合同約定的期限內沒有履行合同的。

　　3.由于情況變更,致使公司無法按約定履行合同,或雖能履行但會致公司重大損失的

　　4.其他合同約定的或法律規(guī)定的情形出現(xiàn)。

　　第17條合同發(fā)生糾紛時,會同法律顧問與合同對方協(xié)商解決,協(xié)商不成需進行仲裁或訴訟的,協(xié)助法律顧問辦理有關事宜。

　　第五章其他

　　第18條采購部定期將履行完畢或不再履行的合同有關資料,如文書、圖表、傳真件以及合同流轉單等,按合同編號整理,由法律顧問確認后交檔案管理人員存檔,不得隨意處置、銷毀、遺失。

　　第19條公司定期對采購合同管理進行考核,合同簽約率、合同文本質量、合同履行情況、合同臺賬記錄等將影響采購人員的績效考核結果。

　　第20條凡因未按公司規(guī)定處理合用事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的,追究其經(jīng)濟和行政責任。

　　第21條因故意或重大過失而給公司造成重大損失的,移送有關國家機關和司法機關追究其法律責任。

　　第六章附則

　　第22條本制度未盡事宜,依照國家有關的法律、法規(guī)和政策執(zhí)行。

　　第23條本制度由采購部制定,解釋權歸采購部所有。

　　第24條本制度自頒布之日起開始執(zhí)行。

合同采購管理制度2

　　為加強合同管理,避免失誤,提高經(jīng)濟效益,根據(jù)《合同法》及其他有關法規(guī)的規(guī)定,結合公司的實際情況,制訂本制度。公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。

　　一、采購合同的內容

　　公司采購合同的條款構成了采購合同的內容,應當在力求具體明確,便于執(zhí)行,避免不必要糾紛的前提下,具備以下主要條款:

　　l、商品的品種、規(guī)格和數(shù)量

　　商品的品種應具體,避免使用綜合品名;商品的規(guī)格應具體規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數(shù)量多少應按國家統(tǒng)一的計量單位標出。必要時,可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。

　　2、商品的質量和包裝

　　合同中應規(guī)定商品所應符合的質量標準,注明是國家或部頒標準;無國家和部頒標準的應由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應規(guī)定出一定的比例,并注明其標準;對實行保換、保修、保退辦法的商品,應寫明具體條款;對商品包裝的辦法,使用的包裝材料,包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標志及包裝物的處理等,均應有詳細規(guī)定。

　　3、商品的價格和結算方式

　　合同中對商品的價格要作具體的規(guī)定,規(guī)定作價的辦法和變價處理等,以及規(guī)定對副品、次品的扣價辦法;規(guī)定結算方式和結算程序,同時約定開票事宜。

　　4、交貨期限、地點和發(fā)送方式

　　交(提)貨期限(日期)要按照有關規(guī)定,并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時,應明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運,還是自提。

　　5、商品驗收辦法

　　合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質量上驗收商品的辦法、期限和地點。

　　6、違約責任

　　簽約一方不履行合同,必將影響另一方經(jīng)濟活動的進行,因此違約方應負物質責任,賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時,應明確規(guī)定,供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金:

　　(1)不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應商品;

　　(2)不按合同中規(guī)定的商品質量標準交貨;

　　(3)逾期發(fā)送商品。

　　7、合同的變更和解除條件

　　合同中應規(guī)定,在什么情況下可變更或解除合同,什么情況下不可變更或解除合同,通過什么手續(xù)來變更或解除合同等。

　　此外,采購合同應視實際情況,增加若干具體的補充規(guī)定,使簽訂的合同更切實際,行之有效。

　　二、合同的審查批準

　　1、合同在正式簽訂前,必須按規(guī)定上報領導審查批準后,方能正式簽訂。

　　2、合同原則上由部門負責人具體經(jīng)辦,擬訂初稿后必須經(jīng)公司領導審閱后按合同審批權限審批。重要合同必須經(jīng)法律顧問審查。合同審查的要點是:

　　(1)合同的合法性。包括:當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力;合同內容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。

　　(2)合同的`嚴密性。包括:合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。

　　(3)合同的可行性。包括:當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風險;合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟損失。

　　(4)根據(jù)法律規(guī)定或實際需要,合同還應當或可以呈報法律顧問把關,或請公證處公證。

　　三、采購合同的簽訂

　　1、簽訂采購合同的原則

　　(1)合同的當事人必須具備法人資格或法人委托的代理人資格。

　　(2)合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同,其內容和手續(xù)應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規(guī)定。

　　(3)簽訂合同必須堅持平等互利、充分協(xié)商的原則。

　　(4)簽訂合同必須堅持等價、有償?shù)脑瓌t。

　　(5)當事人應當以自己的名義簽訂經(jīng)濟合同。委托別人代簽,必須要有委托證明。

　　(6)采購合同應當采用書面形式。

　　2、簽訂采購合同的程序

　　簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進行協(xié)商,取得一致意見,并簽署書面協(xié)議的過程。

　　四、公司采購合同的管理

　　1、加強對公司采購合同簽訂的管理

　　加強對采購合同簽訂的管理,一是要對簽訂合同的準備工作加強管理,在簽訂合同之前,應當認真研究市場需要和貨源情況,掌握企業(yè)的經(jīng)營情況、庫存情況和合同對方單位的情況,依據(jù)企業(yè)的購銷任務收集各方面的信息,為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理,在簽訂合同時,要按照有關的合同法規(guī)規(guī)定的要求,嚴格審查,使簽訂的合同合理合法。

　　2、建立合同管理機構和管理制度,以保證合同的履行企業(yè)應當設置專門機構或專職人員,建立合同登記、匯報檢查制度,以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況,及時發(fā)現(xiàn)問題,采取措施,處理違約,提出索賠,解決糾紛,保證合同的履行。同時,可以加強與合同對方的聯(lián)系,密切雙方的協(xié)作,以利于合同的實現(xiàn)。

　　3、處理好合同糾紛

　　當企業(yè)的經(jīng)濟合同發(fā)生糾紛時,雙方當事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成時,企業(yè)可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁,也可以直接向法院起訴。

　　4、信守合同,樹立企業(yè)良好形象

　　合同的履行情況好壞,不僅關系到企業(yè)經(jīng)營活動的順利進行,而且也關系到企業(yè)的聲譽和形象。因此,加強合同管理,有利于樹立良好的企業(yè)形象。

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