會務接待方案

會務接待方案

　　為了確保工作或事情有序地進行，通常需要預先制定一份完整的方案，方案的內容多是上級對下級或涉及面比較大的工作，一般都用帶“文件頭”形式下發。方案應該怎么制定才好呢？下面是小編收集整理的會務接待方案，僅供參考，歡迎大家閱讀。

會務接待方案1

　　一、工作小組

　　組 長：趙羅海

　　副組長：齊學軍 陳術根 李新毅

　　二、工作分工和職責

　　（一）資料、牌匾等準備

　　1、活動指南（含“校慶活動須知”、“活動日程安排”、“校友聯誼活動場地安排”、“接待聯系電話”、“縣成交通示意圖”、“校園分布示意圖”）：資料請校慶辦提供，教育印刷廠印制。17號審方案，22號到位。負責人：趙羅海。

　　2、捐款公布牌：校友捐款牌、教職工捐款牌、友好單位捐款牌、祝賀單位（賀信、賀電）。負責人：陳術根。16號設計方案，22號制作到位。

　　3、桌簽：15cm×4cm，“校友簽到處”9塊，“歷任教職工簽到處”1塊，“來賓簽到處”5塊，“已捐款校友、來賓簽到處”1塊，“省、市領導簽到處”1塊，“住宿登記處”1塊。負責人：陳術根。17號審方案，22號制作到位。

　　4、標牌：8cm×12cm，“校友簽到處”2塊，“來賓簽到處”2塊，已捐贈校友、來賓簽到處1塊，校友紀念品領取處1塊，來賓紀念品領取處1塊。負責人：陳術根。17號審方案，22號制作到位。

　　5、校友聯誼場地安排：25cm×4cm，用紅紙寫“××年畢業校友聯誼室”，劉俊才書寫，1月24日前完成。15號審方案。陳術根負責。

　　6、指路牌：8塊，8cm×12cm，“校友、來賓簽到處由此去”。“省市縣領導簽到處由此去”。負責人：陳術根。17號審方案，24號到位。

　　7、簽到登記表：1人一組，粉紅、大紅各2張。陳術根負責。22號到位。

　　8、工作人員符號：24個，“湘潭縣一中6周年校慶工作人員”。13號審方案，22號到位。趙羅海負責。

　　9、紀念品券：來賓券15張，校友券3張，來賓券用粉紅色，校友券用大紅色。趙羅海負責。17號審方案，22號由印刷廠印制到位。

　　1、簽到臺：老辦公桌（在宣傳窗前大道上排成一行，共16套）。

　　（二）簽到和紀念品發放組（責任人：陳術根、李新毅）

　　1、制作簽到簿、紀念品券：設計簽到簿樣式，含班級、姓名、捐款金額、單位、人次、電話、備注等要素。紀念品券樣式分校友和來賓兩種規格，15號審方案，1月18日前完成。趙羅海負責。

　　2、布設簽到臺：在教學樓門廳設1個“校友簽到處”、5個“來賓簽到處”，1個“已捐贈來賓校友簽到處”，1月26日前完成。趙羅海負責。

　　3、在校內布設校友和來賓簽到指示路牌，1月26日前完成。趙羅海負責。

　　4、簽到、收禮金、禮品發放、餐票發放：

　　（1）禮品裝袋人員安排：

　　組長：陳術根

　　成員：李新毅 彭光明 李坤元 馬興旺 劉建民 喻立娥

　　馮怒江 張映湘 楊正春 陽義軍 羅玉蘭 趙佩芝

　　職責：負責紀念品裝袋、存放，張貼標簽，布設指示路牌，布置簽到臺。紀念品存放處：南教學樓一樓西4、東4教室。（1月26日前完成）24小時值班：楊紅負責安排人員。

　　（2）校友來賓簽到：（1月27日下午2：開始到南教學樓門廳）

　　XXXX

　　（三）咨詢、引導組

　　組 長：何艷紅

　　成 員：許 欣 高 亞

　　引導員：學生4人（校門主干道兩側至簽到處、展室，統一服裝）

　　（四）賓館接待

　　賓館名稱 工作人員名單 主要職責

　　五洲通賓館 劉建民、付舉紅

　　學生2人 做好接待工作，安排住宿和27日晚餐、28日早餐，安排好未帶車校友來賓的交通，負責生活安排。

　　瑞鴻山莊 馬興旺、尹香清

　　學生2人

　　三、來賓、分屆分班校友聯誼活動室安排：

　　（聯誼室配備茶葉、塑料杯、開水瓶或者飲水機、學生接待3人（兩女一男），每名學生準備開水瓶兩個，早上7：3之前打好開水送到指定的教室，要求開水房全天供應開水。）

　　北教學樓一樓高一辦公室一：歷任教師聯誼室，同時請老師分別到曾經所教年級、班級學生聯誼室參加聯誼活動。

　　北教學樓一樓高一辦公室二：離退休老教師休息室

　　辦公樓二樓會議室：來賓聯誼室

　　辦公樓三樓會議室：來賓聯誼室

　　四、指示牌、捐款榜、慶典座位表、禮品券樣式等

　　1、指示牌

　　2、校友捐款榜

　　班級 姓名 金額 班級 姓名 金額

　　3、祝賀單位賀信

　　單位 賀信 單位 賀信

　　4、祝賀單位捐款榜

　　單位 捐款 單位 捐款

　　5、教職工捐款榜

　　姓名 金額 姓名 金額 姓名 金額

　　6、紀念品券樣式

會務接待方案2

　　為了做好第二屆中國餐飲業博覽會會務接待工作，組委會辦公室委托西安市成立餐博會會務接待組，并制定了第二屆中國餐飲業博覽會接待工作實施方案，具體如下：

　　一、接待時間

　　2XX年1月17日至21日午前。

　　1月17日全天報到。

　　二、住宿安排

　　組委會負責接待由各省、自治區、直轄市和計劃單列市統一組團參會的代表。請各省、自治區、直轄市和計劃單列市組團單位在8月25日前將參會人數、入住賓館等級及要求報會務接待組（餐博會代表團擬入住賓館回執表附后），并將定金（5元/人）于8月31日前匯入餐博會會務組賬戶。

　　三、用餐安排

　　1月17日至2日的用餐由會務接待組統一安排。用餐安排在入住賓館，形式為自助餐或地方風味餐飲，代表憑餐券在規定時間用餐。有特殊用餐要求的代表，請各地代表團聯絡員及時與住店會務接待小組聯系。

　　四、交通安排

　　1月17日會議報到當天，接待組在西安咸陽國際機場、西安火車站設接待點，各省、自治區、直轄市和計劃單列市組團的代表請提前以傳真形式將航班、車次及抵達西安的時間報接待組。

　　餐博會期間，代表參加活動的市內區間交通用車由接待組統一安排。

　　1月21日會務接待組為代表安排送站，需提前離西安的代表請及時與住店會務接待小組聯系。會后需自行參觀考察的代表，會務接待小組可代為聯系酒店和旅行社，費用自理。

　　五、收費標準

　　（一）會務費：每位代表會務費6元，會務費包括餐博會資料費、區間交通費、參觀交流場館門票、仿唐入城式和盛唐迎賓宴暨餐廚文藝表演費、大唐芙蓉園門票、閉幕式晚宴費、紀念品等。團體報名超過5人的.以及要求參加部分活動的代表可與會務接待組具體協商。

　　（二）食宿費：根據所住的不同賓館設A類：15元/人，B類：12元/人兩個等級標準。對于住宿、用餐有其他要求的代表團，也請在8月25日前與接待組聯系。

　　（三）減免事項：各省、自治區、直轄市和計劃單位列市代表團團長免收食宿費、會務費；各地組團參會人數超過2人的，免收聯絡員（1名）的食宿費和會務費。

　　六、其他

　　因代表離西安返程日期相對集中，接受統一安排食宿的代表需預定返程機（車）票的，請提前與會務接待組或入住賓館會務接待小組聯系。

　　七、聯系辦法

　　XXXX

會務接待方案3

　　時間:

　　會議時間：X年X月X日至X月X日，

　　報到時間：X年X月X日至X月X日。

　　地點：

　　一、工作機構

　　生活服務組，組長：

　　副組長：

　　成員：

　　二、工作職責

　　（一）會務期間招待、安排及接待工作。做到態度熱情，服務周到，食宿安全。

　　（二）會議會場布置和組織工作。

　　（三）做好出席會議嘉賓的組織聯絡工作。

　　（四）負責組織、協調，會務的方案設計,各種票證制作和物料采購。

　　（六）做好賓客的迎送、住宿、乘車、考察活動等具體接待事宜。

　　（七）組織好會務期間各賓館、餐廳、和會議室的食品安全、通信保障工作。

　　三、具體工作任務

　　會前：

　　邀請會議相關人員實地考察基地、會議舉辦場所。與領導確認會議接待方案費用標準等。制定會議工作人員服務標準及會議接待手冊。

　　（一）準備會議物料

　　1、確定邀請嘉賓名單、接待資料、會議配套的商務服務，將航班、車次及抵達時間報接待組。

　　2、確定領導發言稿、簽到表、會議指南、會議日程等, 按要求根據參會人數印刷。

　　3、制作票證：桌簽：15cm×40cm，簽到處X塊，簽約處X塊， 住宿登記處X塊，導引路牌X塊，簽到登記表。為嘉賓訂制嘉賓證，工作人員工作證、貴賓席姓名臺卡胸花、會議用餐券。

　　4、統計人數，提前訂制嘉賓證、畫冊、會議指南、會議日程等統一裝袋。

　　5、根據會議會場布置要求準備好廣告牌、歡迎標語、宣傳標語、噴繪、展架等設計，制作。

　　6、成立生活服務組，具體管理就餐住宿事務，確保會議期間的生活服務。安排用餐時間人數、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。

　　責任人：

　　（二）會場布置

　　1．主席臺搭建及座區安排。

　　（1）重點做好會場以及主席臺、貴賓席、嘉賓席的布置。做好座區標牌、餐桌編號并擺放桌簽和菜單。

　　（2）做好大會主席臺鮮花擺放，擺放的形式為主席臺前端一周擺放鮮花。主席臺后擺放高大綠色植物。臺面鋪設紅地毯。嘉賓桌上擺放水果、礦泉水等。

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　　（3）根據會務組要求布置好（廣告牌、會議標語、氣球豎標、拱門、門型展架、噴繪墻、燈光、音響、麥克風、多媒體、投影儀及服務員安排）按部落實到位。

　　（4）安排好商家展板及宣傳設備的擺設位置，布置好簽到簽約臺。檢查好通道暢通、消防疏散等情況，杜絕安全隱患的發生。

　　（5）在大堂、樓層、餐廳、會議室、電梯等處帖上會議指引路牌。

　　責任人：

　　（三）會議報到安排

　　成立會務接待小組、負責住房登記員，引導人員（至房間、餐廳、電梯、會議室）

　　1、據酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達的會務組人員協商確定會務組房間，選定領導、專家及主要領導入住的樓層、房間類型、房號、貴賓客房需要放置的水果種類及特殊安全保衛工作。

　　2、做好與會人員的聯絡和接待工作。發放相關資料、票證、餐券等，分發房間號統一辦理入住手續。將參會人數、入住賓館等級及要求報會務組。

　　3、向嘉賓告知賓館名稱、賓館負責人員姓名，聯系方式等。

　　賓館: 做好接待工作，安排住宿和X日晚餐、X日早餐，負責生活安排，告知注意事項。

　　做好食宿接待各項準備工作。

　　責任人：

　　（四）、交通接待

　　成立車輛小組：根據會議實到人數，落實車況好、駕駛技術好的配套車輛。此小組負責會議臨時接待服務工作。

　　1、提前發布機場、碼頭、火車站、汽車站到達會場，賓館的.公交地鐵等公共交通路線圖。

　　2、對用車進行統一編號分組，做到調度有序，服務優良。駕駛員必須隨時保證車輛整潔、車況良好，服務到位，確保安全。

　　3、根據實際情況提前協調抽調其他單位部門車輛或租用車輛備用；

　　4、提前對駕駛人員進行必要的安全及禮儀培訓。

　　5、會議報到當天，接待組在機場、碼頭、火車站、汽車站設接待點，專人、專車按要求分批分時段接站。

　　責任人：

　　會中：

　　1：提前檢查餐廳環境衛生，桌椅擺設、餐具的完好程度，再次落實菜單及服務到位情況。

　　2、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸煙財、物等安全工作。

　　3、安排司儀在會場入口處迎接來賓

　　4、第一時間解決來賓提出的合理建議或問題，如果客戶提出的問題解決不了的向上級反映，不能隱瞞不報或越權處理。

　　5、確認特殊客人（含領導、少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。

　　6、協調會議期間的交通工具的安排。

　　7、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。

　　會后：

　　1、收集整理會議剩余、可再利用物資物料等。

　　2、會務總結、評估、會議代表的意見反饋及處理。 3、匯總參會人員的相關資料。

　　4、與會議協辦方的費用結算工作。

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