函件格式

時間：2024-09-18 09:35:15 公函我要投稿

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函件格式模板

　　分類　郵件按寄遞區域可分為國內郵件和國際郵件兩大類。以下是小編為大家整理的函件格式模板，希望對大家有所幫助。

　　函的結構、內容和寫法

　　由于函的類別較多，從制作格式到內容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規范性公函的結構、內容和寫法。

　　公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下：

　　(一)首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內容。

　　1、標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。

　　2、主送機關。即受文并辦理來函事項的機關單位，于文首頂格寫明全稱或者規范化簡稱，其后用冒號。

　　(二)正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。

　　1、開頭。主要說明發函的緣由。一般要求概括交代發函的目的、根據、原因等內容，然后用“現將有關問題說明如下：”或“現將有關事項函復如下：”等過渡語轉入下文。復函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發文字號，然后再交代根據，以說明發文的緣由。

　　2、主體。這是函的核心內容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復問題，還是向有關主管部門請求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復函，還要注意答復事項的針對性和明確性。

　　(三)結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。

　　(四)結語。通常應根據函詢、函告、函商或函復的事項，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢(商)”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

　　(五)結尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內容。

　　署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日;并加蓋公章。

　　撰寫函件應注意的問題

　　函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。

　　其次，函也有時效性的問題，特別是復函更應該迅速、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務等活動的正常進行。

　　公文函的分類

　　公文函可以從不同角度分類：

　　(一)按性質分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機關單位正式的公務活動往來;便函則用于日常事務性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標題，不用發文字號，只需要在尾部署上機關單位名稱、成文時間并加蓋公章即可。

　　(二)按發文目的分。函可以分為發函和復函兩種。發函即主動提出了公事事項所發出的函。復函則是為回復對方所發出的函。

　　(三)另外，從內容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復事宜函，轉辦函，催辦函，報送材料函等等。

　　拓展：商業函件格式

　　一、商業函件的種類

　　商業函件的種類較多，大致可劃分為如下幾類：

　　從函件的性質上分，有公函和便函兩種。公函屬于行政公文。便函即指企業間一般業務信件。這里著重說一說便函，即商業業務函件。

　　從內容上看，有商洽信件、專用信件之分。從用途上說，有一般業務信件及介紹信、證明信、邀請信、慰問信、賀信、表揚信、感謝信等。

　　商業函件寫得好壞，從某種意義上看，反映出企業的形象，也直接表現寫函人的水平。因此，了解并掌握各種信件的程式與寫法，是很有必要的。

　　二、商洽類函件寫作特點

　　商洽函件是企業之間商洽工作、聯系業務時經常使用的一種書信。企業在經營活動中，為疏通購銷渠道，提高競爭能力和密切協作關系，要經常與有關單位取得聯系，信函則是傳遞信息的一種主要手段。企業擴大自主權后成為相對獨立、自主經營的經濟實體，橫向聯系日趨廣泛，商洽信的使用頻率越來越高。它對于增強企業之間的相互了解、多方獲取經濟信息、促進企業自身經營的發展，均有重要的意義。

　　（一）商洽信的特點

　　商洽信與行政公文中的“函”，有許多相似的地方，但它又有明顯的特點。

　　1.商洽信一般稱為便函，不屬于國家行政公文。

　　2.商洽信的書寫格式近似一般書信，可以不加標題，不具有行政公文的嚴格程式。

　　3.商洽信的內容業務性極強，很少涉及重大社會問題，寫得也較為具體，目的在于解決實際問題。

　　4.商洽信的署名可以是單位并加蓋公章，也可以是個人代表單位寫信，不加蓋公章。

　　（二）商洽信的寫法

　　商洽信的程式一般是：稱謂、問候、正文、結尾、署名、日期。

　　1.稱謂。把收信人的稱謂寫在信箋的第一行，頂格橫寫。稱謂之后加冒號，表示下面有話要說。寫給單位的，要寫全稱；寫給個人的，可用職務名稱，如：“白經理”、“張科長”等，以示尊敬。

　　2.問候。問候，是一種禮貌行為。寫在稱謂的下一行，空兩格，是一種特殊分行。

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　　5.署名。在文尾右下方簽署發信單位或發信人姓名。如簽署單位，要寫全稱并加蓋公章。