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關(guān)于邀請(qǐng)函的類型
使用電子邀請(qǐng)函是近年來(lái)很多企業(yè)的轉(zhuǎn)變。隨著社會(huì)一步步向前發(fā)展，邀請(qǐng)函出現(xiàn)的次數(shù)越來(lái)越多，那么相關(guān)的邀請(qǐng)函到底怎么寫呢？下面是小編為大家收集的關(guān)于邀請(qǐng)函的類型，希望能夠幫助到大家。
邀請(qǐng)函分為兩種：一種是個(gè)人信函，例如邀請(qǐng)某人共進(jìn)晚餐、參加宴會(huì)、觀看電影、出席典禮等。另一種邀請(qǐng)函是事務(wù)信函，一般是邀請(qǐng)參加會(huì)議、學(xué)術(shù)活動(dòng)等等。
1、普通邀請(qǐng)函
第一種邀請(qǐng)函邀請(qǐng)的對(duì)象一般是朋友、熟人，所以內(nèi)容格式上的要求都比較松，可以寫得隨便一些。只要表明邀請(qǐng)的意圖，說(shuō)明活動(dòng)的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等等。但既然是邀請(qǐng)函，那么就一定要在信中表達(dá)非常希望對(duì)方能夠參加或者出席的愿望。這種邀請(qǐng)函的篇幅可以非常短，下面以一封邀請(qǐng)看電影的短信為例：
2、正式邀請(qǐng)函
第二種邀請(qǐng)函一般由會(huì)議或?qū)W術(shù)活動(dòng)的組委會(huì)的某一個(gè)負(fù)責(zé)人來(lái)寫，以組委會(huì)的名義發(fā)出，而且被邀請(qǐng)者通常也是屬于比較有威望的人士。因此，這類邀請(qǐng)函的措辭要相對(duì)正式一些，語(yǔ)氣要熱情有禮。
這一類邀請(qǐng)函通常要包括以下內(nèi)容：首先表明邀請(qǐng)對(duì)方參加的意圖以及會(huì)議或?qū)W術(shù)活動(dòng)的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)；然后要對(duì)被邀請(qǐng)者的威望和學(xué)術(shù)水平等表示推崇和贊賞，表明如果被邀請(qǐng)者能夠接受邀請(qǐng)，會(huì)給會(huì)議或者活動(dòng)帶來(lái)很好的影響；接著要說(shuō)明會(huì)議或活動(dòng)的相關(guān)事宜，最好是能引起對(duì)方興趣的事宜；當(dāng)然不能忘了表達(dá)希望對(duì)方能夠參加的誠(chéng)意；最后還要請(qǐng)收信人對(duì)發(fā)出的邀請(qǐng)做出反饋，如確認(rèn)接受邀請(qǐng)。
相關(guān)結(jié)構(gòu)
邀請(qǐng)函的主體內(nèi)容符合邀請(qǐng)函的一般結(jié)構(gòu)，由標(biāo)題、稱謂、正文、落款組成。
1、標(biāo)題。由禮儀活動(dòng)名稱和文種名組成，還可包括個(gè)性化的活動(dòng)主題標(biāo)語(yǔ)。
2、稱謂。邀請(qǐng)函的稱謂使用“統(tǒng)稱”，并在統(tǒng)稱前加敬語(yǔ)。如，“尊敬的×××先生/女士”或“尊敬的×××總經(jīng)理（局長(zhǎng)）”。
3、正文。邀請(qǐng)函的正文是指商務(wù)禮儀活動(dòng)主辦方正式告知被邀請(qǐng)方舉辦禮儀活動(dòng)的緣由、目的、事項(xiàng)及要求，寫明禮儀活動(dòng)的日程安排、時(shí)間、地點(diǎn)，并對(duì)被邀請(qǐng)方發(fā)出得體、誠(chéng)摯的邀請(qǐng)。
正文結(jié)尾一般要寫常用的邀請(qǐng)慣用語(yǔ)。如“敬請(qǐng)光臨”、“歡迎光臨”。
4、落款。落款要寫明禮儀活動(dòng)主辦單位的全稱和成文日期。
注意問題
1、被邀請(qǐng)者的姓名應(yīng)寫全，不應(yīng)寫綽號(hào)或別名。
2、在兩個(gè)姓名之間應(yīng)該寫上“暨”或“和”，不用頓號(hào)或逗號(hào)。
3、應(yīng)寫明舉行婚禮的具體日期（幾月幾日，星期幾）。
4、寫明舉行活動(dòng)的地點(diǎn)。
拓展：邀請(qǐng)函注意事項(xiàng)
展會(huì)邀請(qǐng)函發(fā)送對(duì)象
成交過(guò)訂單，以及之前聯(lián)系過(guò)、詢問過(guò)相關(guān)產(chǎn)品的意向客戶。
1、獨(dú)發(fā)而非群發(fā)彰顯客戶重要性
有些工作人員會(huì)上網(wǎng)找一些范文，全篇照抄，然后只改動(dòng)一下名字和展會(huì)的地址，就完成了任務(wù)。其實(shí)這樣會(huì)顯得沒有誠(chéng)意。客戶不僅僅是只跟一家公司做生意，邀請(qǐng)函可不止收到一封，類似的范文他可能已經(jīng)見過(guò)幾百遍了，這樣的邀請(qǐng)函缺乏吸引力。如果能針對(duì)客戶寫一些誠(chéng)意十足的文字，在文中對(duì)客戶致以問候，尤其是能在文中提一下跟該客戶上次的談話細(xì)節(jié)，讓客戶感受到你是單獨(dú)發(fā)給他，而不是群發(fā)，想想你自己在逢年過(guò)節(jié)時(shí)候收到的祝福微信就可以很容易理解我的意思了。
2、附上交通路線更為細(xì)心
在邀請(qǐng)函中附上交通路線。盡管客戶可能已經(jīng)參觀過(guò)很多次這樣的展覽了，他對(duì)展館的地理位置十分的熟悉，但是如果參展商能在邀請(qǐng)函中附上交通路線，則會(huì)顯得親切細(xì)心。若參展商在信函中告知客戶“為了防止出現(xiàn)塞車，耽擱您的時(shí)間，建議您可將車停在酒店，選擇地鐵前往，灣仔站下車即可”，同時(shí)附上地鐵線路圖，這樣的邀請(qǐng)函相信能給客戶留下很好的印象。
3、邀請(qǐng)時(shí)間有講究
我們?cè)谀硞�(gè)地區(qū)可能有不止一個(gè)代理商。那么在邀請(qǐng)這些客戶來(lái)參觀展覽的時(shí)候，邀請(qǐng)時(shí)間就有講究了，應(yīng)該盡量將他們的參觀時(shí)段錯(cuò)開。因?yàn)橥粋�(gè)地區(qū)的代理商，可能就是直接的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。為了避免引起尷尬，最好是一個(gè)安排在上午會(huì)面，另外一個(gè)安排在下午。
4、附上展館平面圖更周到
邀請(qǐng)函里附上展館平面圖，可以讓客戶更容易地找到展位。主辦方會(huì)提供展館平面圖，上主辦方的官站下載電子版，自己打印或者拿到紙質(zhì)的圖樣進(jìn)行復(fù)印，再附在邀請(qǐng)函里。
5、注明天氣情況套近乎
參觀展覽的客戶來(lái)自全世界各地，他們并不熟悉展覽所在地的情況。我們?nèi)绻茉谘?qǐng)函里將未來(lái)幾天詳細(xì)的天氣情況告訴客戶，并附上生活上該注意的細(xì)節(jié)，則顯得細(xì)心體貼。這樣的邀請(qǐng)函，從客戶的角度出發(fā)，設(shè)身處地為客戶著想，相信能給客戶留下不錯(cuò)的印象，稱得上一封好的邀請(qǐng)函。
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