名片禮儀之社交禮儀基礎(chǔ)

時(shí)間:2021-06-12 12:29:26 禮儀常識(shí) 我要投稿

名片禮儀之社交禮儀基礎(chǔ)

  名片是我國(guó)古代文明的產(chǎn)物。據(jù)清代學(xué)者趙翼在其著作《該余叢考》中記載:“古人通名,本用削本書(shū)字,漢時(shí)謂之謁,漢末謂之剌,漢以后則雖用紙,而仍相沿曰剌”。可見(jiàn),名片的前身即我國(guó)古代所用的“謁”、“剌”。

名片禮儀之社交禮儀基礎(chǔ)

  名片發(fā)展至今,已是現(xiàn)代人交往中一種必不可少的聯(lián)絡(luò)工具,成為具有一定社會(huì)性、廣泛性,便于攜帶、使用、保存和查閱的信息載體之一。基層公務(wù)員在各種場(chǎng)合與他人進(jìn)行交際應(yīng)酬時(shí),都離不開(kāi)名片的使用。而名片的使用是否正確,已成為影響人際交往成功與否的一個(gè)因素。

  要正確使用名片,就要對(duì)名片的類(lèi)別、制作、用途和交換等方式予以充分的了解,遵守相應(yīng)的規(guī)范和慣例。

  一、名片的類(lèi)別

  根據(jù)名片用途、內(nèi)容及使用場(chǎng)合的不同,基層公務(wù)員在日常生活中使用的名片可以分為社交名片和公務(wù)名片兩類(lèi);而根據(jù)名片主人數(shù)量和身份的不同,名片又可分為個(gè)人名片,夫婦聯(lián)名名片以及集體名片三類(lèi)。基層公務(wù)員在不同的場(chǎng)合,根據(jù)不同的需要,面對(duì)不同的交往對(duì)象時(shí),應(yīng)當(dāng)使用不同的名片。

  (一)社交名片

  社交名片,亦稱(chēng)私用名片,指的是基層公務(wù)員在工作之余,以私人身份在社交場(chǎng)合進(jìn)行交際應(yīng)酬時(shí)所使用的名片。一般而言,社交名片為個(gè)人名片。

  社交名片的基本內(nèi)容包括兩個(gè)部分:一是本人姓名,以大號(hào)字體印在名片正中央。姓名之后無(wú)需添加任何公務(wù)性關(guān)銜。二是聯(lián)絡(luò)方式,以較小字體印在名片右下方。具體內(nèi)容包括家庭住址、郵政編碼、住宅電話、互聯(lián)網(wǎng)址等。一般不宜將自己的手機(jī)號(hào)留在名片上。

  社交名片只用于社交場(chǎng)合,通常與公務(wù)無(wú)關(guān),因此一般不印有工作單位以及行政職務(wù),以示“公私有別”。

  如果本人不喜歡被外界打擾,則可根據(jù)具體情況對(duì)自己的聯(lián)絡(luò)方式的內(nèi)容有所刪減,例如可刪去住宅電話一項(xiàng)。必要時(shí),可以不印任何聯(lián)絡(luò)方式,而僅留姓名一項(xiàng)內(nèi)容。

  (二)夫婦名片

  在社交場(chǎng)合,基層公務(wù)員往往會(huì)攜同其配偶一起參與交際應(yīng)酬。此時(shí)與人交換名片,如果夫婦倆各自為政,先后與人交換顯然較為麻煩;而如果夫婦中只選一個(gè)“代表”與人交換名片,則會(huì)失禮于人。在這種情況下,使用夫婦聯(lián)名名片,即夫婦名片是最合適的。

  夫婦名片實(shí)質(zhì)是社交名片的一種特例。名片上的基本內(nèi)容同樣只包括姓名和聯(lián)系方式兩項(xiàng),或只有姓名一項(xiàng)。所不同的是,夫婦名片同時(shí)印有夫婦兩人的姓名。一般而言,兩人姓名印刷成一行,而不宜印成上下兩行

  夫婦名片較多地運(yùn)用于兩人聯(lián)名贈(zèng)送禮品或投寄問(wèn)候信函的場(chǎng)合。但若以某一方名義使用名片時(shí),不要因此而涂去另一方姓名,涂抹名片是一種很不得體的做法。此時(shí)最好還是使用個(gè)人名片為好。

  (三)公務(wù)名片

  公務(wù)名片,即是指基層公務(wù)員正式使用于公務(wù)活動(dòng)之中的名片。值得注意的是,身邊如果沒(méi)有公務(wù)名片,可用社交名片代替。但如果沒(méi)有社交名片,則不能用公務(wù)名片代替。可見(jiàn)公務(wù)名片有著很強(qiáng)的公務(wù)性規(guī)范。

  一枚標(biāo)準(zhǔn)的公務(wù)名片,按慣例應(yīng)由具體歸屬、本人稱(chēng)呼、聯(lián)絡(luò)方式等三項(xiàng)基本內(nèi)容構(gòu)成。

  一是具體歸屬。它由基層公務(wù)員供職的單位、所在的部門(mén)等內(nèi)容組成,二者均應(yīng)采用正式的全稱(chēng)。但一枚名片上所列的單位或部門(mén)不宜多于兩個(gè)。如果確實(shí)有兩個(gè)以上的供職單位和部門(mén),或同時(shí)承擔(dān)著不同的社會(huì)職務(wù),則應(yīng)分別印制不同的名片,并根據(jù)交往對(duì)象、交際內(nèi)容的不同分發(fā)不同的名片。

  二是本人稱(chēng)呼。它應(yīng)由本人姓名、行政職務(wù)、技術(shù)職務(wù)、學(xué)術(shù)頭銜等幾個(gè)部分所構(gòu)成。但后面兩項(xiàng)內(nèi)容,尤其學(xué)術(shù)頭銜往往可有可無(wú)。名片上所列的行政職務(wù)一般不宜多于兩個(gè),且應(yīng)與同一名片上的具體歸屬相對(duì)應(yīng)。

  三是聯(lián)絡(luò)方式。它通常由單位地址、郵政編碼、辦公電話等內(nèi)容構(gòu)成,家庭住址、住宅電話、手機(jī)號(hào)碼則不宜列出。至于傳真號(hào)碼、尋呼號(hào)碼、互聯(lián)網(wǎng)址等內(nèi)容則應(yīng)根據(jù)具體情況決定是否印于其上。單位的聯(lián)絡(luò)方式同樣應(yīng)與同一名片上所列的具體歸屬相對(duì)應(yīng)。

  上述三項(xiàng)內(nèi)容既要完整無(wú)缺,又應(yīng)排列美觀。通常,具體歸屬與聯(lián)絡(luò)方式應(yīng)以大小相似的小號(hào)字體分別印于名片的左上角與右下角;本人姓名應(yīng)以大號(hào)字體印于名片正中央;職務(wù)頭銜則應(yīng)以較小字體印于姓名的右側(cè)。

  (四)集體名片

  集體名片,實(shí)際是公務(wù)名片的一個(gè)變種,它通常是指某一政府部門(mén),尤其是那些對(duì)外交往較為頻繁的政府部門(mén),其主要成員集體對(duì)外使用的名片。

  集體名片在基本內(nèi)容構(gòu)成上與其他公務(wù)名片沒(méi)有任何區(qū)別,其特殊之處在于在名片上列出某一集體的每一位主要成員的具體稱(chēng)呼,并按職務(wù)高低自上而下依次排列。

  使用集體名片不僅可以節(jié)省費(fèi)用,而且還有助于維護(hù)和宣傳集體。

  二、名片的制作

  名片的制作是有一定之規(guī)的。名片制作得是否規(guī)范,往往會(huì)影響交往對(duì)象對(duì)自己的看法,進(jìn)而影響雙方的進(jìn)一步交流與合作。一張粗制濫造的名片顯然不會(huì)讓人對(duì)名片主人產(chǎn)生什么好感和接近之意。基層公務(wù)員在訂制名片時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)下述問(wèn)題予以關(guān)注。

  (一)規(guī)格材料

  各國(guó)名片的規(guī)格是不盡相同的。目前我國(guó)通行的名片規(guī)格為9cm×5.5cm,而在國(guó)際上較為流行的名片規(guī)格則為10cm×6cm。在一般情況下,基層公務(wù)員應(yīng)以前一種標(biāo)準(zhǔn)訂制名片。如果參與的公務(wù)活動(dòng)多為涉外性質(zhì),則可采用后一種規(guī)格。夫婦名片和集體名片可在原有基礎(chǔ)上再擴(kuò)大一些。若無(wú)特殊原因,不必制作過(guò)大或過(guò)小的名片,更無(wú)必要將名片作成折疊式或書(shū)本式。

  名片通常應(yīng)以耐折、耐磨、美觀、大方、便宜的紙張作為首選材料,如白卡紙、再生紙等。選用布料、塑料、真皮、化纖、木材、鋼材甚至黃金、白金、白銀等材料制作名片是毫無(wú)必要的.。將紙質(zhì)名片燙金、鍍邊、壓花、過(guò)塑、薰香,也是不合適的。

  (二)色彩圖案

  基層公務(wù)員所訂制的名片宜選用單一色彩的紙張,并且以米白、米黃、淺藍(lán)、淺灰等莊重樸實(shí)的色彩為佳。切勿選用過(guò)多過(guò)雜的色彩,讓人眼花繚亂,妨礙信息的接收。也不宜采用紅色、紫色、綠色、黑色、金色、銀色的紙張制作名片。

  一般而言,名片上除了文字符號(hào)外不宜添加任何沒(méi)有實(shí)際效用的圖案。如果本單位有象征性的標(biāo)志圖案,則可將其印于歸屬一項(xiàng)的前面,但不可過(guò)大或過(guò)于突兀。將照片、漫畫(huà)、花卉等內(nèi)容印在名片上,則會(huì)給人以華而不實(shí)之感,有損公務(wù)員的質(zhì)樸形象。

  (三)文字版式

  基層公務(wù)員所使用的名片,在正常情況下應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)的漢字簡(jiǎn)化字,如無(wú)特殊原因,不得使用繁體字。從事民族工作或涉外工作的基層公務(wù)員則可酌情使用少數(shù)民族文字或外語(yǔ)。漢字與少數(shù)民族文字或外語(yǔ)同時(shí)印刷時(shí),應(yīng)將漢字印于一面,而將少數(shù)民族文字或某種外文印于另一面。不要在同一面上混合使用不同文字,一張名片上不宜使用兩種以上文字。

  以漢字印制名片時(shí),一般采用楷體或仿宋體,盡量不要采用行書(shū)、草書(shū)、篆書(shū)等不易認(rèn)的字體;以外文(主要采用英文)印制名片時(shí),一般采用黑體字,在涉外交往中使用的名片亦可采用羅馬體,但很少用草體。

  不論采用何種字體,文字印刷都要清晰易識(shí),不可模糊難辨,不宜自行手寫(xiě)名片,不能在印刷的名片上以筆增減、修改內(nèi)容。

  名片上文字的排列版式大體有兩種。一是橫式,即文字排列的行序?yàn)樽陨隙拢中驗(yàn)樽宰蠖遥欢秦Q式,即文字排列的行序?yàn)樽杂叶螅中驗(yàn)樽陨隙隆R话愣裕捎煤?jiǎn)化漢字的名片宜用橫式。

  同一枚名片上,既可以?xún)擅婢∮形淖植煌疽庀嗨频膬?nèi)容,也可以空出一面,而只在一面印有內(nèi)容。沒(méi)有必要在名片的一面印上名言警句。兩面的內(nèi)容相同時(shí),不可使其一為橫式,一為豎式。

  (四)印法、費(fèi)用

  基層公務(wù)員所使用的名片最好不要隨意自行制作,也不要采用復(fù)印、影印、油印等方式制作。

  基層公務(wù)員使用名片意在便于開(kāi)展工作,而不是為了炫耀。因此在制作名片時(shí),應(yīng)當(dāng)盡可能地降低其制作成本。值得注意的是,基層公務(wù)員不得假公濟(jì)私,利用公款為本人或者親朋好友制作私用名片。

  三、名片的用途

  在現(xiàn)實(shí)生活中,名片是一種不可或缺的交往工具。對(duì)基層公務(wù)員而言,名片的基本用途共有如下幾種。

  (一)常規(guī)用途

  1.介紹自己。初次與交往對(duì)象見(jiàn)面時(shí),除了必要的口頭自我介紹外,還可以名片作為輔助的介紹工具。這樣不僅能向?qū)Ψ矫鞔_身份,而且還可以節(jié)省時(shí)間,強(qiáng)化效果。

  2.結(jié)交他人。在人際交往中,基層公務(wù)員如欲結(jié)識(shí)某人,往往可以本人名片表示結(jié)交之意。因?yàn)橹鬟\(yùn)遞交名片給初識(shí)之人,既意味著信任友好,又暗含“可以交個(gè)朋友嗎?”之意。在這種情況下,對(duì)方一般會(huì)“禮尚往來(lái)”,將其名片也遞過(guò)來(lái),從而完成雙方結(jié)識(shí)的交往的第一步。

  3.保持聯(lián)系。大多名片都有一定的聯(lián)絡(luò)方式印在其上。利用他人在名片上提供的聯(lián)絡(luò)方式,即可與對(duì)方取得并保持聯(lián)系,促進(jìn)交往。

  4.通報(bào)變更。基層公務(wù)員如果變換了單位、調(diào)整了職務(wù)、改動(dòng)了電話號(hào)碼或者喬遷至新居后,都會(huì)重新制作自己的名片。向慣常的交往對(duì)象遞交新名片,就能把本人的最新情況通報(bào)對(duì)方,以一種更簡(jiǎn)單的方式避免聯(lián)系上的失誤。

  (二)特殊用途

  在社交場(chǎng)合,尤其是國(guó)際社交場(chǎng)合,人們往往以名片代替一封簡(jiǎn)潔的信函使用。此即名片的特殊用途。具體做法是:在社交名片的左下角寫(xiě)上一行字或一句短語(yǔ),然后進(jìn)入信封寄交他人。如果是本人親自遞交或托人帶給他人,要用鉛筆書(shū)寫(xiě);如果采用郵寄方式,則應(yīng)用鋼筆書(shū)寫(xiě)。書(shū)寫(xiě)時(shí)多采用法文縮略語(yǔ),較常見(jiàn)的法文縮略語(yǔ)及其對(duì)應(yīng)含義如下:

  n.b. 意為“注意”;

  p.c. 意為“謹(jǐn)唁”,憑吊、追悼時(shí)用;

  p.f. 意為“祝賀”,慶祝節(jié)日時(shí)用;

  p.m. 意為“備忘”,提請(qǐng)對(duì)方注意某事時(shí)使用;

  p.r. 意為“謹(jǐn)謝”,接受禮物、款待、祝詞之后,或者收到別人慶祝、吊唁之類(lèi)名片后使用;

  p.p. 意為“介紹”,向?qū)Ψ浇榻B某人時(shí)用;

  p.p.c. 意為“辭行”,調(diào)離、離任時(shí),向同事告別時(shí)使用;

  p.p.n. 意為“慰問(wèn)”,問(wèn)候病人時(shí)用;

  p.f.n.a. 意為“新年愉快”。

  名片代替信函使用時(shí),往往有不同的使用方法和注意事項(xiàng),以下舉例說(shuō)明。

  1.充當(dāng)禮單。以私人身份向他人饋送禮品時(shí),可將本人的社交名片充當(dāng)禮單,置于禮品包裝之內(nèi)。但最好是將其裝在一個(gè)與名片大小相當(dāng)?shù)男欧饫铮欧馍蠈?xiě)收禮者姓名,信封可以不封口。名片上可根據(jù)實(shí)際情況簡(jiǎn)單留言。

  2.介紹相識(shí)。基層公務(wù)員如欲向自己相識(shí)之人介紹某人,亦可使用名片。具體做法是:在自己名片的左下角寫(xiě)上“p.p.”,然后在后面附上被介紹人的名片,并由被介紹人交給對(duì)方,或直接郵寄給對(duì)方。在把名片交給被介紹人之后,基層公務(wù)員應(yīng)當(dāng)先用電話告訴對(duì)方:有人將拿著自己的名片去見(jiàn)對(duì)方,否則就會(huì)使對(duì)方有點(diǎn)摸不著頭腦,而被介紹者也會(huì)因?yàn)閷?duì)方?jīng)]接到任何通知而感到尷尬。

  3.簡(jiǎn)短留言。基層公務(wù)員如拜訪某人不遇,或需要向某人傳達(dá)某事而對(duì)方不在時(shí),可留下自己的名片,并在名片上簡(jiǎn)單寫(xiě)上具體事由,然后委托他人轉(zhuǎn)變。

  4.拜會(huì)他人。基層公務(wù)員在初次前往他人工作單位或私人居所進(jìn)行正式拜訪時(shí),可先把本人名片交于對(duì)方的門(mén)衛(wèi)、秘書(shū)或家人,然后由其轉(zhuǎn)交給拜訪之人,意即“我是×××,我可以拜訪您嗎?”,對(duì)方確認(rèn)了拜訪者的實(shí)際身份后,再?zèng)Q定雙方是否見(jiàn)面。

  四、名片的交換

  名片的交換是名片禮儀中的核心內(nèi)容。基層公務(wù)員如何交換名片,往往是其個(gè)人修養(yǎng)的一種反映,也是對(duì)交往對(duì)象尊重與否的直接體現(xiàn)。因此交換名片務(wù)必要遵守一定之規(guī)。

  (一)攜帶名片

  基層公務(wù)員參加正式的交際活動(dòng)之前,都應(yīng)隨身攜帶自己的名片,以備交往之用。名片的攜帶應(yīng)注意以下三點(diǎn)。

  一是足量適用。基層公務(wù)員攜帶的名片一定要數(shù)量充足,確保夠用。所帶名片要分門(mén)別類(lèi),根據(jù)不同交往對(duì)象使用不同名片。

  二是完好無(wú)損。名片要保持干凈整潔,切不可出現(xiàn)折皺、破爛、骯臟、污損、涂改的情況。

  三是放置到位。名片應(yīng)統(tǒng)一置于名片夾、公文包或上衣口袋之內(nèi),在辦公室時(shí)還可放于名片架或辦公桌內(nèi)。切不可隨便放在錢(qián)包、褲袋之內(nèi)。放置名片的位置要固定,以免需要名片時(shí)東找西尋,顯得毫無(wú)準(zhǔn)備。

  (二)遞交名片

  基層公務(wù)員在遞交名片時(shí),要注意以下幾個(gè)要點(diǎn):

  一是觀察意愿。除非自己想主動(dòng)與人結(jié)識(shí),否則名片務(wù)必要在交往雙方均有結(jié)識(shí)對(duì)方并欲建立聯(lián)系的意愿的前提下發(fā)送。這種愿望往往會(huì)通過(guò)“辛?xí)薄ⅰ罢J(rèn)識(shí)你很高興”等一類(lèi)謙語(yǔ)以及表情、體姿等非語(yǔ)言符號(hào)體現(xiàn)出來(lái)。如果雙方或一方并沒(méi)有這種愿望,則無(wú)須發(fā)送名片,否則會(huì)有故意炫耀、強(qiáng)加于人之嫌。

  二是把握時(shí)機(jī)。發(fā)送名片要掌握適宜時(shí)機(jī),只有在確有必要時(shí)發(fā)送名片,才會(huì)令名片發(fā)揮功效。發(fā)送名片一般應(yīng)選擇初識(shí)之際或分別之時(shí),不宜過(guò)早或過(guò)遲。不要在用餐、戲劇、跳舞之時(shí)發(fā)送名片,也不要在大庭廣眾之下向多位陌生人發(fā)送名片。

  三是講究順序。雙方交換名片時(shí),應(yīng)當(dāng)首先由位低者向位高者發(fā)送名片,再由后者回復(fù)前者。但在多人之間遞交名片時(shí),不宜以職務(wù)高低決定發(fā)送順序,切勿跳躍式進(jìn)行發(fā)送,甚至遺漏其中某些人。最佳方法是由近而遠(yuǎn)、按順時(shí)針或逆時(shí)針?lè)较蛞来伟l(fā)送。

  四是先打招呼。遞上名片前,應(yīng)當(dāng)先向接受名片者打個(gè)招呼,令對(duì)方有所準(zhǔn)備。既可先作一下自我介紹,也可以說(shuō)聲“對(duì)不起,請(qǐng)稍候”、“可否交換一下名片”之類(lèi)的提示語(yǔ)。

  五是表現(xiàn)謙恭。對(duì)于遞交名片這一過(guò)程,應(yīng)當(dāng)表現(xiàn)得鄭重其事。要起身站立主動(dòng)走向?qū)Ψ剑婧⑿Γ象w前傾15度左右,以雙手或右手持握名片,舉至胸前,并將名片正面面對(duì)對(duì)方,同時(shí)說(shuō)聲:“請(qǐng)多多指教”,歡迎前來(lái)拜訪“等禮節(jié)性用語(yǔ)。切勿以左手持握名片。遞交名片的整個(gè)過(guò)程應(yīng)當(dāng)謙遜有禮,鄭重大方。

  (三)接受名片

  接受他人名片時(shí),主要應(yīng)當(dāng)作好以下幾點(diǎn):

  一是態(tài)度謙和。基層公務(wù)員接受他人名片時(shí),不論有多忙,都要暫停手中一切事情,并起身站立相迎,面含微笑,雙手接過(guò)名片。至少也要用右手,而不得使用左手。

  二是認(rèn)真閱讀。接過(guò)名片后,先向?qū)Ψ街轮x,然后至少要用一分鐘時(shí)間將其從頭至尾默讀一遍,遇有顯示對(duì)方榮耀的職務(wù)、頭銜不妨輕讀出聲,以示尊重和敬佩。若對(duì)方名片上的內(nèi)容有所不明,可當(dāng)場(chǎng)請(qǐng)教對(duì)方。

  三是精心存放。接到他人名片后,切勿將其隨意亂丟亂放、亂揉亂折,而應(yīng)將其謹(jǐn)慎地置于名片夾、公文包、辦公桌或上衣口袋之內(nèi),且應(yīng)與本人名片區(qū)別放置。

  四是有來(lái)有往。接受了他人的名片后,一般應(yīng)當(dāng)即刻回給對(duì)方一枚自己的名片。沒(méi)有名片,名片用完了或者忘了帶名片時(shí),應(yīng)向?qū)Ψ阶鞒龊侠斫忉尣⒅乱郧敢猓心翢o(wú)反應(yīng)。

  (四)索要名片

  依照慣例,基層公務(wù)員最好不要直接開(kāi)口向他人索要名片。但若想主動(dòng)結(jié)識(shí)對(duì)方或者有其他原因有必要索取對(duì)方名片時(shí),可相機(jī)采取下列辦法:

  一是互換法。即以名片換名片。在主動(dòng)遞上自己的名片后,對(duì)方按常理會(huì)回給自己一枚他的名片。如果擔(dān)心對(duì)方不回送,可在遞上名片時(shí)明言此意:”能否有幸與您交換一下名片?“

  二是暗示法。即用含蓄的語(yǔ)言暗示對(duì)方。例如,向尊長(zhǎng)索要名片時(shí)可說(shuō):“請(qǐng)問(wèn)今后如何向您請(qǐng)教?”向平輩或晚輩表達(dá)此意時(shí)可說(shuō):“請(qǐng)問(wèn)今后怎樣與您聯(lián)絡(luò)?”

  面對(duì)他人的索取,基層公務(wù)員不應(yīng)直接加以拒絕。如確有必要這么做,則需注意分寸。最好向?qū)Ψ奖硎咀约旱拿瑒傆猛辏蛘f(shuō)自己忘了帶名片。但若自己手里正拿著名片或剛與他人交換過(guò)名片,顯然不說(shuō)為妙。

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