會議接待方案范文
一、什么是工作方案
工作方案是對未來要做的重要工作做了最佳安排，并具有較強的方向性、導性粗線條的籌劃，是應用寫作的計劃性文體之一，在現代領導科學中，為達到某一特定效果，要求決策助理人員高瞻遠矚，深思熟慮，進行周密思考，從不同角度設計出多種工作方案，供領導參考。
二、會議接待方案范文（通用8篇）
為確保事情或工作高質量高水平開展，常常需要提前準備一份具體、詳細、針對性強的方案，方案是書面計劃，是具體行動實施辦法細則，步驟等。那么你有了解過方案嗎？下面是小編整理的會議接待方案范文（通用8篇），歡迎大家分享。
會議接待方案范文1
一、全程服務項目
1、展會策劃：各類展覽會、交易會、博覽會的策劃、組織及運作。
2、承辦各型企事業機構的專題會議、年會、禮儀、開業慶典、酒會、展示會等。
3、承辦在華的國際會議，包括行業、專業或專家會議等。
4、組織出國參加各類會議、預約會見、參觀、訪問等活動。
5、承辦各公司(廠礦)業務洽談會、訂貨會、新產品推廣會、集團公司董事會、獎評會、客戶聯誼會等。
6、承辦各種類型商務考察會議。
7、培訓類會議計劃實施。
8、承辦按照客戶自訂策劃方案舉辦的會議活動。
二、單項服務項目
1、會務服務：協助主辦單位選擇會議場所，為代表提供禮儀、公關、文秘服務，會議協調管理工作。
2、展覽展示：展臺搭建、會場布置、展具租賃、視頻音響設備租賃等。
3、會議接待：為參會代表提供接送站服務、會議代表簽到服務。
4、酒店預定：以優惠價格提供國內酒店預定服務，代訂各地優惠客房。
5、用餐安排：以特惠價格安排特色的餐飲服務，優價代購當地土特產。
6、票務服務：為參會代表提供各地返乘飛機票、火車票、船票預訂服務;會務展品的托運代辦，會議代表考察旅游結束地的善后服務。
7、娛樂安排：為代表安排富有當地特色的娛樂、活動項目。
8、會后參觀、訪問、旅游、考察等后勤服務。
會議接待方案范文2
(一)會前工作:
1、與會議主辦方洽談。
2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。
3、邀請會議主辦方實地考察會議舉辦場所。
4、與會議主辦方確認會議接待方案。
5、與會議主辦方簽訂會議接待合同，順便要定金。
6、準備會議資料。(含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。)
(二)跟進工作:
1、機場、車站:專人、專車分批分時段按要求接站。
2、會議酒店現場:會議秘書分發會議資料，來客接待。
3、會議秘書協助會場布置及會場的會務服務。
4、會議秘書在會議接待(報到)處協助會務組確認和分發房間，確認VIP用房及整理記錄有關信息。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。
5、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。
6、提前確認會議代表(客戶)的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。
7、確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、房餐車導游等安排)。
8、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。
9、確認特殊客人(如偉大的領導少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等)的安排及接待工作。
10、協調會議期間的交通工具的安排。
11、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。
(三)會后工作:
1、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。
2、會議資料、領導講話稿、、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。
3、與會議主辦者的費用結算工作。
4、歡送代表工作。
(四)會議的籌備工作:
1、根據會議規模，確定接待規格。設定待規格。
2、發放會議通知和會議日程。會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯系方式等內容。通知后面要注意附回執，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了與會者問路的許多麻煩。
會議日程是會議活動在會期以內每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發放。
3、會場的布置。
會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。一般大型會議，根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，會議桌上可懸掛或擺放國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀、統一。坐席的配置要和會議的風格和氣氛統一，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法:圓桌型，如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面對面做，來賓的領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。因為為尊者享有優先知情權。教室型，這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的`地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為尊位。
(五)會議的接待禮儀:
一是會前檢查。這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。
二是提前進入接待崗位。接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態。一般的接待工作分以下幾個崗位。
1、簽到。設一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些，以便保存。如需要發放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者匯報到會人數。
2、引座。簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。
3、接待。與會者坐下后，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務。
(六)會議的服務禮儀:
1、所有員工統一外著公司西服套裝工作服，男士內穿藍色襯衣工作服，女士內穿白色襯衣工作服，服裝應完好、無污漬，扣子齊全，不漏扣、錯扣。打好領帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，并做到不挽袖口和褲腳。佩戴工號牌。
2、接待時注意力集中，展現良好的精神狀態，無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力，步幅適當，節奏適宜。
3、避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等，實在難以控制時應側面回避。與領導、客人交談時，要神態專注，表情自然，表達得體，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃動和抓耳撓腮。
4、會議進行中的服務盡量要做到穩重、大方。如果操作不慎，出了差錯，應不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。
5、服務會議應緊湊，不要出現冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴陣以待”，做好各項準備工作。
6、要做好會后服務的準備。會議進行之中，就應為會后服務做好準備。如，會后要照相，就應提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會后的用車也應在會議結束前妥善安排。
(七)會后服務:
會議結束后，全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。
1、組織活動會議結束后，有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應有一位領導統一指揮和協調，而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分擔的工作，以保證活動計劃的順利實施。
2、送別根據情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。
3、清理會議文件回收有關文件資料，整理會議紀要，會議總結。
會議接待方案范文3
為了做好第二屆中國餐飲業博覽會會務接待工作，組委會辦公室委托西安市成立餐博會會務接待組，并制定了第二屆中國餐飲業博覽會接待工作實施方案，具體如下：
一、接待時間
20xx年10月17日至21日午前。
10月17日全天報到。
二、住宿安排
組委會負責接待由各省、自治區、直轄市和計劃單列市統一組團參會的代表。請各省、自治區、直轄市和計劃單列市組團單位在8月25日前將參會人數、入住賓館等級及要求報會務接待組（餐博會代表團擬入住賓館回執表附后），并將定金（500元/人）于8月31日前匯入餐博會會務組賬戶。
三、用餐安排
10月17日至20日的用餐由會務接待組統一安排。用餐安排在入住賓館，形式為自助餐或地方風味餐飲，代表憑餐券在規定時間用餐。有特殊用餐要求的代表，請各地代表團聯絡員及時與住店會務接待小組聯系。
四、交通安排
10月17日會議報到當天，接待組在西安咸陽國際機場、西安火車站設接待點，各省、自治區、直轄市和計劃單列市組團的代表請提前以傳真形式將航班、車次及抵達西安的時間報接待組。
餐博會期間，代表參加活動的市內區間交通用車由接待組統一安排。
10月21日會務接待組為代表安排送站，需提前離西安的代表請及時與住店會務接待小組聯系。會后需自行參觀考察的代表，會務接待小組可代為聯系酒店和旅行社，費用自理。
五、收費標準
（一）會務費：每位代表會務費600元，會務費包括餐博會資料費、區間交通費、參觀交流場館門票、仿唐入城式和盛唐迎賓宴暨餐廚文藝表演費、大唐芙蓉園門票、閉幕式晚宴費、紀念品等。團體報名超過50人的以及要求參加部分活動的代表可與會務接待組具體協商。
（二）食宿費：根據所住的不同賓館設a類：1500元/人，b類：1200元/人兩個等級標準。對于住宿、用餐有其他要求的代表團，也請在8月25日前與接待組聯系。
（三）減免事項：各省、自治區、直轄市和計劃單位列市代表團團長免收食宿費、會務費；各地組團參會人數超過20人的，免收聯絡員（1名）的食宿費和會務費。
六、其他
因代表離西安返程日期相對集中，接受統一安排食宿的代表需預定返程機（車）票的，請提前與會務接待組或入住賓館會務接待小組聯系。
七、聯系辦法
餐博會組委會辦公室會務接待組：
聯系人：XX
傳真：XX
繳費賬號：XX
開戶銀行：XX
開戶名稱：XX
會議接待方案范文4
為確保各項會議接待工作的順利進行，特擬定方案如下：
一、會議主題：
待定
二、會議時間：
20xx年6月7日星期四9：00-16：00
三、會議地點：
淄博匯科機電設備有限公司二樓會議室
四、參會人數：
35人左右
五、環境布置：
(一)會場外區域布置：懸掛橫幅，表示對各位參會的企業家的熱烈歡迎。
(二)會場內區域布置：
1、購置白板，準備好相應的辦公文具等。
2、把原來的圍桌撤掉，放進大約40張椅子，供與會人員就做。(必要時可以給領導安排座椅，座椅上貼有領導的名字，以便對號入座)
3、需飲水機一臺，以便于與會人員休息時飲水。
六、人員配置：
(一)會前布置：人員于8：40左右安排就位，公司一樓門前設接待人員一名，二樓會議室門前設接待一名。
(二)會中布置：安排三名我公司員工，進行會中服務，一名服務人員將為講師服務，配合講師順利完成此次培訓；一名服務人員負責飲水等工作；另一名服務人員，在辦公室，負責行政保障工作。
(三)會后布置：培訓完畢后，可按派我公司一到兩名員工，進行疏導企業家離開會場。
(四)午休時間布置：會議人員如有需要，可由我公司派出員工與通力機電城接待處聯系解決中午就餐問題，午休時，需安排一名員工在前臺坐班，為與會人員提供服務。
七、禮貌用語
為樹立我公司良好形象，我公司員工在接待與會人員時，還需要使用必要的禮貌用語，如：會前接待時，可說：你好，歡迎來到匯科機電/請這邊走等；會議結束后，可說：“再見，請慢走，歡迎您下次光臨等。”
會議接待方案范文5
課程時間：
1天
課程對象：
會議組織者、公司行政人員、商務人員等
培訓地點：
客戶自定
課程背景
課程背景一：隨著當今社會經濟、文化交流與合作越來越頻繁，各種會議活動越來越多，會議接待得到迅速發展。接待工作呈市場化、產業化發展趨勢、表現為會展業的興盛。
會議接待是公務活動接待的特殊形式，它具有綜合性接待特點。隨著現代化市場形成，會議這種已習慣化了的行政手段被企業借用為促銷手段并加以利用，它具有人員多、規模打、信息廣等特點，很適合大企業做推銷宣傳。
會議種類有：看樣訂貨會、信息發布會、寫作洽談會等。做的好，既可以鞏固與商戶的聯系，又可以樹立、提高企業形象及信譽。因此，會議接待禮儀顯得十分重要。
課程背景二、會議接待中通常存在的問題是：在服務過程中過分關注個性化，忽視標準化；或標準貫徹不到位，或服務標準不科學。從大的范圍說，則缺少統一的會議接待服務標準。接待服務標準化，要求所有接待服務人員熟練掌握職責范圍內的工作流程和標準。
會議接待禮儀貫穿于會議接待服務全過程、各個方面和各個環節。接待禮儀的基礎是接待服務標準化。由于會議接待來賓數量多，來賓構成復雜，通常會采取對口對應接待和多場地接待，以及變數比較大，因此，統一接待流程和標準，切實做到接待服務標準化、規范化，具有極為重要的意義。
課程收益：
通過會議接待禮儀培訓：
1.提高會議服務人員的個人素質；
2.規范會議接待流程與禮儀；
3.塑造并維護公司的整體形象；
4.使公司創造出更好的經濟效益和社會效益。
課程大綱：
課程引入：會議應具備哪些要素？會議接待服務的特殊和原則是什么？會議接待服務又哪些禮儀？
第一部分：會議接待禮儀概述
一、會議的概念
二、會議接待的任務、內容和目標
三、會議接待原則
1.熱情友好，細致周到
2.一視同仁，平等對待
3.勤儉節約，倡導新風
4.加強防范，確保安全
第二部分：會議參與人員需要注意的形象禮儀
1.統一會議著裝
2.鞋襪及領帶的搭配
3.男士修面、女士妝容
4.標準的站姿、坐姿、走姿
第三部分：會議前的籌備工作
1.確定接待規格，擬定詳細的接待方案
2.確定邀請對象，發放會議通知和日程
3.會議會場的選擇
4.會場的布置
5.會議資料的準備
第四部分：會議的座次禮儀
一、會議座次安排：
1.大型會議
2.小型會議
二、座次禮儀
1.座次排列基本原則
2.常見場合的座次排列：行路、會客、會議室、照相、坐車
第五部分：會議接待禮儀規范
一、迎接禮儀
1.迎接
2.等候
二、招呼禮儀
四種招呼禮
三、引導禮儀
1.迎接引導來賓的方位
2.引導線路
3.中國的禮儀習俗
4.國際禮儀通則
5.站姿需要在旁等候
6.走姿
7.手勢指引
8.引導入座
四、奉茶禮儀
1.斟茶幾份滿
2.端茶的姿態
3.奉茶的站位
五、介紹禮儀
1、三種介紹：
自我介紹
為他人介紹
被人介紹
2、站姿
3、手勢
4、界域
5、介紹引見結束后禮儀人員的退場
六、獻花的禮儀(頒獎)
1.拿花的手位（花籃/花束/花盤）
2.拿花的身位
3.獻花時行進路線
4.獻花(頒獎)時站位
5.獻花(頒獎)時手位
6.獻花(頒獎)時體態
7.獻花(頒獎)結束后的退場
8.獻花時的禁忌
七、鞠躬禮儀
1.鞠躬時的腳的方位
2.鞠躬時手的拜訪
3.鞠躬時的度數
4.幾種錯誤的鞠躬方式
八、送客禮儀
1.送客時的態度
2.送客時的語言
第六部分：會后服務禮儀
一、會議結束后，全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。
二、組織活動會議結束后，有時還會安排一些活動
三、送別根據情況安排好與會者的交通工作，使其愉快
四、清理會議文件：
1.根據保密原則，回收有關文件資料。
2.整理會議紀要。
3.新聞報道。
4.主卷歸檔。
五、會議總結
會議接待方案范文6
一、接待時間：
20XX年12月4日—12月8日
二、接待地點：
接送機地點：廣州白云國際機場
下榻酒店：廣州香格里拉五星級酒店
會議地點：廣州香格里拉五星級大酒店會議廳
三、接待對象：
嘉賓等一行人及其陪同人員
四、接待負責人員：
總負責：接待辦
跨部門接待小組：相關領導，秘書組，行政組，宣傳組，保衛組
五、接待前期準備工作：
1、制發邀請函，邀請嘉賓，協調時間
2、食宿安排，提前預定
3、迎接車輛安排
4、迎賓（嘉賓到達前20分鐘，相關人員需做好迎賓工作）
5.、相關接待人員，負責相關接待工作
六、機場接待
1、機場一層到達廳內設接待處人員，根據來客乘坐的航班到達情況持“熱烈歡迎XX貴賓”牌，在一層到達電梯口等候，接到嘉賓后負責引導至接待處（簽到臺桌子規格1.8×0.5×0.75）。接待組由此將客人集中帶出乘車。
2、在廊橋出口、候機廳二層到達電梯口及接待處放置簡易歡迎標語牌（80×180cm以下易拉寶）。
3、由服務科按照按正常要客接待程序接待。
4、對于重要領導等特殊客人，由團省委提出要求，機場團委負責申請辦理有關接待人員通行證，安排相關人員協助在廊橋出口處迎接。
硬件附注：易拉寶2個（其中1個2米），接待處牌子和桌子，筆若干支，迎賓牌，授帶10條……
七、酒店入住
1、確定嘉賓入住時間，通知酒店接待人員提前做好相關準備，確定房間住宿安排。
2、嘉賓到達酒店，大廳接待組全員在酒店大廳恭候，攝像記錄組安排攝像拍照。
3、進入酒店后，由接待人員的引領下入住提前安排好的房間。
4、如飯后休息需要安排人員將嘉賓帶領回房間。餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。
八、用餐（早餐、中餐、晚餐）
1、由接待人員引領嘉賓在入住酒店進行用餐。由客房服務人員進行相關服務。
2、餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。
九、會議前的籌備工作
1、選擇會議廳。根據會議參加人員的人數確定會議廳規模。
2、會場布置。根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統一
3、會議前的接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關接待工作。
4、會前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。
十、會議接待
1、歡迎詞（電子屏幕）提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位XX貴賓蒞臨我公司考察指導”
2、會場整理及布置
1）提前30分鐘清潔并布置會場，保持會場整齊有序，空氣清新
2）擺放會場物品，桌面上如需擺放水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統一，香煙可交于陪同人員級別最高者代為分發，調試投影儀，音響等設備，放映相關資料。
3、聯系陪同人員，講解員。根據客戶考察目的及需要，確定陪同人員并及時告知其準備事宜，以便順利溝通：會談開始前1小時，再次提醒相關人員
4、領導嘉賓到達會議廳，由禮儀引入會場就座。
十一、座談
1、企業宣講（集團，產業宣傳片，企業介紹PPT）
2、技術交流（技術人員PPT講解，互動）
3、會場服務（每20-30分鐘添加茶水或視情況而定）
4、拍照（依重要程度，進行拍照留檔）
5、攝像（依重要程度，進行攝像留檔）
十二、會后服務準備
做好會后服務的準備。提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影準備。會后用車在會議結束前妥善安排。
十三、會后服務
會議結束，攝影師做完攝影工作后，由接待人員負責將領導嘉賓送回入住酒店。
會議接待方案范文7
會議策劃簡介：
1、提供多家大酒店由您選擇，價格優惠。
2、會場（或分會場）的選擇和預定，會場的設計和布置（會場內外氣氛的渲染和烘托，橫幅、旗幟彩球、拱門、主席臺、桌簽、簽到臺等）以及各種設備的擺放。
3、材料和證件的印制、會議手冊和參會人員通訊錄的設計制作、請柬、胸卡、餐券的印制。
4、禮品策劃、設計、樣品提供和制作。
5、設備：會議設備、辦公設備、視頻設備及多媒體、音頻設備、燈光設備。
6、翻譯：各類外語語種的口譯、筆譯服務。
7、媒體支持、協助聯系媒體、邀請記者。
8、提供會議所需各類信息。
9、協助招徠參會人員、協助尋求贊助單位和邀請本地嘉賓。
10、禮賓接待、會議事務及其他秘書服務、現場接待、禮賓禮儀、招待酒會、會間茶憩、攝影錄象、及vcd的制作等
11、提供西餐、中餐、自助餐、宴會等不同標準的菜單，根據要求進行調整，協助選擇和推薦不同的用餐地點。
12、接送車輛及各種豪華轎車、中巴車、大巴車的租用。
13、公司專門為會議設計和安排了多條旅游路線，并根據參會人員的喜好，協助安排各種休閑活動。
14、報到同時有專人登記和辦理返程票預定。
會議接待程序：
1、我們倡導商務會議的全新概念，積極為合作客戶提供效、優質、周到的服務，可以根據客戶需求，靈活安排會議規模、費用，提供活動整體策劃方案，以便為客戶提供不同規模、檔次的商務會議服務設施。
2、我們還提供會議舉辦地的交通、氣候、商務環境等一系列資詢信息供客戶選擇，為客戶提供商務會議期間全部的會務用品及會議現場布置，為客戶提供相應的媒體支持。
3、會議期間，會根據客戶的需求，在會議舉辦地進行媒體宣傳，靈活操作，使商務會議期間的娛樂休閑活動具有鮮明特色。
4、我們將根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場地點，并提前為您預約。
5、我們將為您提當地大酒店3—7優惠價格的預定服務，并完全考慮您的要求，為您推薦適合您需要的酒店以及樓層。
6、我們擁有雄厚的辦會實力、豐富的辦會經驗及訓練有素的專業會務人員，與各酒店都有協議關系，可按客戶的不同要求提供規范、經濟的會議策劃及籌辦工作。
會議接待方案范文8
一、會前
1、與會議主辦方洽談，了解會議要求及所需服務項目。
2、提供會議所需要的航班、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息，并制定完備的會議預案書給會議方。
3、派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。
4、確定方案，簽訂合同，預付定金。
二、會中
1、會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。
2、會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。
3、會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
4、會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。
5、會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認。
6、會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。
7、會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。
8、會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。
三、會后
1、結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳。
2、資料：會議后的資料收集，根據客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。
3、合影：會議期間參會人員集體合影，會議結束前沖印出來分發給每位與會人員以做留念。
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