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工會經審會審查審計業務檔案管理制度
隨著社會一步步向前發展，我們都跟制度有著直接或間接的聯系，制度是要求成員共同遵守的規章或準則。那么制度怎么擬定才能發揮它最大的作用呢？下面是小編為大家收集的工會經審會審查審計業務檔案管理制度，歡迎大家分享。
工會經審會審查審計業務檔案管理制度 1
為了加強蔡甸區工會經費審查委員會的審計檔案管理工作，充分發揮審計檔案的作用，依據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國審計法》、《工會法》和《審計機關審計檔案工作準則》，特制定本制度。
第一條本制度所稱審計工作檔案，是指工會經審會在審計監督或者專項審計調查活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式存在的歷史記錄和文件材料。審計檔案是審計項目終結完成后的歷史記載，是工會檔案的重要組成部分。
第二條本制度所稱審計檔案管理，是指工會經審會對審計檔案進行收集、整理、保管、利用、統計和移交的活動。
第三條審計檔案的建立，采取經審會負責制，配備專職（兼職）檔案工作人員負責本單位的`審計檔案管理工作，對審計文件材料的立卷和歸檔工作進行監督和指導。
第四條應歸入審計檔案中的文件材料是：
（一）立項性文件材料,如審計通知書、審計實施(計劃)方案；
（二）證明性文件材料,如審計證據(含承諾書)、審計工作底稿;
（三）結論性文件材料,如審計報告、審定審計報告的會議紀要、審計報告征求意見書、復核意見書、審計意見書、審計文書送達回證(回復)、檢查審計決定執行情況的記錄等；
（四）與具體審計項目有關的群眾來信、來訪記錄等舉報材料；
（五）其他應歸入審計檔案的文件材料。
第五條審計文件材料按項目立卷。跨年度的審計項目，在項目審計終結的年度立卷。審計案卷內文件材料應按結論性文件材料、證明性文件材料、立項性文件材料、其他備查文件材料四個單元為序進行排列：
（一）結論性文件材料，采用逆審計程序并結合文件材料的重要程度進行排列；
（二）證明性文件材料，按與審計報告所列問題和審計評價意見相對應的順序，對審計證據、匯總審計工作底稿、分項目審計工作底稿、審計法規依據進行排列；
（三）立項性文件材料和其他備查文件材料，按文件材料形成的時間順序，并結合文件材料的重要程度進行排列。
第六條審計案卷內的每份或者每組文件之間的排列規則是：
（一）正件在前，附件在后；
（二）定稿在前，修改稿在后；
（三）批復在前，請示在后；
（四）批示在前，報告在后；
（五）重要文件在前，次要文件在后；
（六）匯總性文件在前，原始性（基礎性）文件在后。
第七條審計項目一經實施或確定后，審計組組長（立卷責任人）應及時收集該項目的全部文件材料；審計終結時，立卷責任人應對該項目形成的所有文件材料進行整理、鑒別和取舍，并按照立卷的方法和規則進行歸類整理、組卷，經審計組組長或經審會負責人復查后，依照有關規定進行案卷的編目和裝訂，經檔案管理人員檢查后歸檔保存。
第八條審計文件材料的歸檔，應堅持以審計項目案卷為單位進行交接，歸檔時間原則上不得遲于該審計項目結束后的次年6月底。
第九條工會經審會應當建立健全審計檔案保管制度，定期對審計檔案保管情況進行檢查，確保審計檔案的安全。審計檔案的借閱范圍，僅限定在工會經審會內部，其他部門或單位不得查閱，但有特殊情況需要查閱審計檔案或者要求出具審計檔案證明的，須經經審會主任批準。凡外單位需借用審計檔案的，應出具借用證明和寫明借用原因，經經審會主任批準后方可借用，并登記好借用時間和歸還日期。
第十條對損毀、丟失、涂改、偽造、出賣、轉賣、擅自提供審計檔案者或者因玩忽職守造成審計檔案損失的檔案工作人員，由所在單位依照有關規定予以處理;構成犯罪的，移交司法機關追究刑事責任。
第十一條本制度由區總經審會負責解釋。
第十二條本制度自頒布之日起執行。
工會經審會審查審計業務檔案管理制度 2
第一章總則
第一條為了加強集團公司審計檔案管理工作,規范審計檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、統計及銷毀等,以利于嚴守集團機密。根據《中華人民共和國檔案法》、《審計署關于內部審計工作的規定》、《中國內部審計準則》及《甘肅第五建設集團公司內部審計工作規定》,結合工作實際,制定本辦法。
第二條審計檔案是內部審計機構在進行審計活動中直接形成的'、具有保存價值的、各種形式的歷史記錄。
第二章收集整理
第三條審計檔案應當按照層次進行分類收集。審計檔案層次分類主要有:
(一)審計計劃和結果管理類資料;
(二)審計工作底稿、基礎歸納、匯總論述類資料;
(三)審計原始摘錄、內外部證明類資料;
(四)被審計單位提供原始類及復制類資料。
第四條審計工作底稿資料應記錄審計程序實施過程、審計事項核實、復核意見、審計初步評價意見等,審計底稿還應注明審計項目相關信息、審計外勤內勤時間等基本審計信息。
第五條審計檔案整理應當及時、規范有序,建立索引編碼;明確專人負責審計檔案的管理。
第三章復查審核
第六條審計工作底稿等資料都應經過審核,應保持謹慎性。
第七條審計工作底稿等資料審查應由內審機構負責人全面負責,也可授權有關人員審查。
第八條審計檔案應有記錄及復核人員簽署。
第九條審計檔案應保持完整性,層次分明。
第十條健全審計工作檔案復核制度,提高審計工作質量。
第四章立卷歸檔
第十一條審計工作結束后,應當立卷歸檔,建立審計項目檔案,由審計人員按審計項目進行整理組卷,封面項目填寫齊全,書寫工整、裝訂牢固、四邊整齊。
第十二條審計檔案資料包括,但不限于:
(一)審計報告、審計結果溝通書及管理聲明書;
(二)審計決定書、審計處理處罰書及審計建議書;
(三)被審計單位整改報告及附件資料;
(四)審計組相關說明及被審計單位執行審計決定情況;
(五)審計實施方案及審計通知;
(六)審計調查、復查或后續審計資料;
(七)內外部審計證據和工作底稿分項資料;
(八)被審計單位提供的原始或復制資料;
(九)審計過程形成筆錄、信函、紀要及舉報等相關資料。
第十三條審計檔案應當進行登記造冊,檔案管理人員發生變動時,應按照審計工作規定辦理移交手續。
第五章保管使用
第十四條審計檔案的保管期限分為永久、定期兩類,凡涉及集團重大投資、重要審計發現和由董事會下達的重大審計項目形成的審計檔案應作永久保存。
第十五條審計檔案由內審機構負責保存管理,審計人員應恪守保密原則。
審計檔案一般不對外調閱,任何調用行為,都要經過內審機構負責人批準,報經集團公司董事會同意。
第十六條在工作需要時,依照調用程序并得到集團公司董事會批準及征求法律顧問意見后,提供給外部審計或司法部門。
第十七條審計檔案管理應嚴格依法依規進行。
第六章附則
第十八條本辦法可根據具體情況適時修訂完善。
第十九條本辦法自2022年11月1日起施行。本辦法是對2007年10月1日制定印發的審計檔案管理辦法,經過研究修訂形成,原辦法同時廢止。
第二十條本辦法由集團公司審計機構負責解釋。
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為加強對機關文書檔案和違紀人員檔案的管理，保證機關檔案的安全和合理利用，特制定本制度。
（一）機關文書檔案是機關重要的機密材料，涉檔人員應牢固樹立保密保衛意識，確保機關檔案的安全。
（二）檔案管理人員要嚴格遵守保密制度。不得擅自轉移、分散和銷毀檔案；不得擅自提供檔案或向他人泄露檔案內容；不得擅自將無關人員帶入檔案室。
（三）保持存檔地段的清潔，嚴禁在檔案柜旁存放不利安全的物品，嚴禁在檔案室吸煙。經常檢查防盜、防火、防潮、防蛀設施，發現問題及時報告并采取補救措施。
（四）查閱借用檔案，必須經分管領導同意。外單位查閱檔案，須經主要領導批準并填寫《查閱檔案申請表》，同時由查閱檔案單位負責人和本機關分管領導簽署意見后，方可查閱。查檔人員只能查閱經同意查閱的檔案材料，不得在檔案材料上圈畫、涂改，不得拆換、抽取、增添檔案材料，未經批準不得復制、抄錄和拍照檔案材料。本機關檔案一般不外借，特殊情況經過批準后可以借用，但必須嚴格手續，加強管理，借閱單位必須妥善保存，不得轉借、毀損，借用時間一般不得超過一個月。
（五）機關檔案管理由辦公室負責。文書檔案管理按照縣檔案主管部門的`要求辦理，原則上時限在10年以上的文書檔案應移送縣檔案館保存。機關各室立卷歸檔的文書檔案，除需要移送機關檔案室統一管理的外，其余的檔案由各室自行保存。
（六）檔案管理人員工作如有變動，應認真做好檔案及相關資料的移交工作。
工會經審會審查審計業務檔案管理制度 4
一、檔案人員崗位責任制
1、努力學習政治理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業務培訓，并經考核取得崗位資格證書。
2、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執行黨和國家及本系統（行業）有關檔案工作的法規和規章，認真履行本單位各項檔案管理規章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時向領導報告，并根據《檔案法》及有關規定，追究當事人和直接領導人的行政責任或刑事責任。
3、熟悉本單位和本系統業務工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。
4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規范化的要求，逐步實現檔案管理的現代化。
5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經領導批準后，和有關人員一起進行認真負責地銷毀。
6、保持庫房的整潔衛生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調控工作。定期檢查檔案保管情況，經常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。
7、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。
8、積極開發檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業務工作的需要。
9、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會、單位工程驗收會、初步竣工驗收會、竣工驗收會等活動，認真接收上述活動形成的應該歸檔的文件材料，并整理歸檔。
10、做好檔案的統計工作，建立統計臺帳，及時、準確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統計年報及其他調查統計表。
11、在做好單位內部檔案管理的同時，還要對單位內部各科室和所屬單位的檔案工作進行監督、檢查和指導。
二、檔案保管制度
1、收進、移出檔案和資料，必須認真清點，嚴格履行交接手續。
2、保管檔案和資料，必須使用符合國家標準和規范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。
3、檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設施。
4、隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風、溫濕度調節，并適時進行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。
5、檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便于管理。
6、庫房專管人員進出庫房，應隨手關門上鎖，非專管人員，不得隨意進入庫房。
7、必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發現檔案霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規嚴肅處理。
8、檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調離手續。
三、檔案復制制度
1、要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復制。
2、復制檔案中的內容，須經處領導同意，由檔案管理人員進行復制。
3、破損的檔案，檔案員要及時修改和復制。
4、對利用較多的檔案，可復制數份，以利用使用，并保護原檔案，減少檔案的磨損。
四、檔案查借閱制度
1、本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閱文室內查閱。
2、本處有關科室因工作需要須借閱檔案，原則上只能在閱文室內查閱，確實要借出的檔案，必須經分管處長簽批，方可辦理借閱手續，借閱時間一般不超過一周。
3、外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經本處領導簽字同意，有關部門派人陪同，方可查閱。
4、借閱者不準在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不準涂改撕毀，不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準將檔案保密內容外泄。
5、查閱檔案時，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。
6、借閱者歸還檔案時，應填寫利用效果信息反饋，認真履行交接簽字手續，如發現有撕毀、涂改和損壞現象，按照檔案法規有關條款及追究責任。
五、檔案庫房管理制度
為了加強檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護工作，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。
1、保持庫房內清潔衛生，整齊美觀，堅持不定期查庫，并認真做好記載。
2、注意庫房安全。庫內嚴禁存放易燃、易爆物品及雜物。進出庫房隨時關門上鎖，不允許非庫房管理人員進入庫內。
3、定時測量記錄庫內溫度。要求庫內溫度控制在14—24℃，相對濕度控制在45—60%范圍內，并注意做好空調機和去濕機的定時開關工作。
4、搞好庫內防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。
5、遇有特殊情況，及時向分管領導和職能部門報告，保護現場不受破壞。
六、檔案立卷歸檔制度
1、歸檔范圍
凡是本單位在各項活動中直接形成的具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實物以及上級印發需要本單位長期執行和落實的各項規定、制度等均屬歸檔范圍。
2、歸檔時間
（1）各項管理工作形成的文件材料，各科室應在工作完成后及時向綜合檔案室移交。
（2）堤防建設工程在立項之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時間移交給綜合檔案室。
（3）財務會計檔案，由財務科按照歸檔要求整理裝訂成冊，保管一年后移交給綜合檔案室。
3、歸檔要求
（1）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發文、基建項目檔案一式貳份，堤防建設項目檔案按上級要求制定份數。
（2）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案技術保護要求。
（3）歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利用。
（4）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規律。
（5）歸檔的文件材料必須完整、系統、準確的反映各職能部門在各項活動中真實內容的歷史過程。
4、歸檔手續
移交檔案時要認真履行交接手續，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經清點無誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負責。
七、“三納入”、“四參加”制度
1、將檔案工作納入到堤防處工作計劃，領導工作議事日程、崗位責任制中。
2、堤防處有關會議要有檔案部門或專（兼）職檔案人員參加。
3、工程項目建設、科研、設備安裝、調試等業務活動要有專（兼）職檔案人員參加。
4、科技項目的鑒定，有檔案專職人員參加。
5、基建、設備、科研成果驗收活動有檔案專職人員參加。
檔案人員參加以上活動中帶回的圖片資料，必須及時登記和整理，分類立卷歸檔，不得作為私有，一經發現，從嚴處罰。
八、檔案史料編研制度
1、綜合檔案室是堤防處檔案史料的收集、管理、開發、利用的職能部門，編研工作是檔案室的一項重要工作職責。檔案人員應根據堤防處歲修、防汛、堤防管理過程中形成的檔案史料，堅持做到經常不斷的搞好編研和開發，以滿足各方面利用檔案史料的需要。
2、根據堤防處各項業務工作需要，檔案室按規定搞好檔案全宗介紹、組織機構沿革、基礎數據統計、專題文件匯編等必須編寫的檔案史料。
3、深層次的編研工作，可根據堤防處的特點，由檔案部門或組織專門寫作班子集中進行編寫。
4、編研的檔案史料，只限堤防處內部使用，不得對外借閱和向社會公布。如確因工作需要，外借或向社會公布檔案資料時，必須經處分管檔案工作的領導批準后，方可辦理手續。
九、文書材料歸檔制度
1、本單位形成的各種專業內容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時送本機關綜合檔案室歸檔。
（1）文書檔案，應于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。
（2）會計檔案，應于形成年度為單位，于決算批準后，繼續在財會部門保存一年期滿時，向綜合檔案室移交。
（3）科技檔案，應分別在一個科研課題、一個試制產品、一項工程或其他技術項目完成或告一段落后及時歸檔。
（4）其他各種專業檔案，均必須按其形成規律，遵守上級檔案部門或專業部門的規定及時歸檔。
2、凡屬本處職能工作所應當負責貫徹執行及憑借指導本機關職能工作的，凡記述本處實際工作或生產技術活動歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報、圖紙（含底圖）圖表、報表簿冊（即各種登記簿、帳簿、名冊）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。
3、歸檔工作，務須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數以及每件文件的頁數均須齊全完整。
4、凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯”的同時按文件的保存價值（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。
5、歸檔文件材料中的文件與電報應逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉發文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。
6、按年度歸檔的檔案（如文書、會議……檔案等），跨年度的請示與批復一并歸入復文件，沒有復文的請示歸入請示年；跨年度的規劃歸入針對的第一年；跨年度的會議文件歸入會議開幕年；非訴訟案材料，歸入結案年。
7、卷內文件必須排列有序。一般按責任者——問題——時間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論案件卷，結論、決定、判決性的文件材料在前依據材料在后。
8、卷內文件，應安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即：
裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統一的順序頁號；
不裝訂的卷，應在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內填上順序件號；
圖表和聲像材料，應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。
9、凡歸檔案卷，不論永久、長期和短期保存價值，均須按規定格式逐卷填寫內文件目錄和備考表。
（1）填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名（即標題）；
（2）對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實質內容的文件，應根據文件內容予以擬制；
（3）對沒有責任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補齊后填入有關項內；
（4）會議記錄、應填寫每次會議的時間和主要內容；
（5）填寫卷內文件目錄的字跡要工整；
（6）填寫卷內文件的情況說明，應逐項填寫在備考表內。無需說明的卷，亦應將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時間填上；
（7）卷內文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。
10、聲像材料應用文字標出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務）及其活動時間、地點、中心內容和攝錄者。
11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應按裱糊技術要求托裱；如有字跡擴散褪變者，應復制，復制件與原件一并歸檔。
12、凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內文件依預先后排列的順序理齊，做到右、下側齊整；采直徑1—1。5毫米粗細的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應用細線和縫紉機裝卷內文件逐件裝訂。
13、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內文件目錄、備考表、案卷目錄……等，必須符合檔案部門規定的標準和規范，并按規定格式和要求填寫清楚。
14、歸檔案卷的標題要簡明、確切地反映卷內文件內容，一般應由卷內文件的負責者（即作者）、內容和名稱等部門組成，對責任者簡稱的使用，要通俗易懂，保持一致。
十、檔案移交制度
1、國家規定應向當地檔案館移交的永久和長期保管檔案，本處必須按規定時間辦理移交手續，并妥善保管交接憑證，還應在檢索工具上注明。
2、檔案工作人員調離工作后，必須辦完移交手續后，方可離崗辦理調離手續。
3、對檔案收進、移出、利用銷毀的情況要認真登記，為統計和移交工作作好準備。
4、移交登記要本著實事求是的原則，既要有綜合性的報表，又要有詳細的明細表，要做到帳物相符、賬表相符。
十一、會計檔案管理制度
為加強會計檔案的管理與利用，根據財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》，結合本單位實際，制定本制度。
1、每年形成的會計檔案，包括會計憑證、會計帳薄、會計報表等會計核算專業材料，均應由財務科按歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊。在會計年度終了后，暫由財務科保管一年，期滿后，編造清冊全部移交到綜合檔案室保管。
2、檔案室接收保管的會計檔案，原則上應保持原卷、冊的封裝，個別需要拆裝、整理的，應會同財務科經辦人共同拆封整理，以分清職責。
3、嚴格執行安全保管制度，謹防損毀，不得失密和泄密。
4、調閱會計檔案，須由財務科長陪同借閱。
5、對保管期已滿的會計檔案，由綜合檔案室提出銷毀意見，經處檔案鑒定銷毀小組鑒定，編造會計檔案銷毀清冊后，方可銷毀，監銷人員在銷毀清冊上簽字蓋章。
十二、聲像檔案管理制度
為了加強聲像（照片、錄相帶）檔案管理，更好地開發和利用聲像檔案信息資料，特制定本制度。
1、對聲像檔案實行集中統一管理，確保其完整、系統、安全，以備管理使用。
2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴格按照國家標準規范管理。
3、聲像檔案管理員應隨時收集、征集零散的具有保存價值的照片、錄相帶。
4、借閱聲像檔案，必須按有關規定辦理借閱審批手續，歸還時按規定進行質量檢查、驗收。
5、對收藏的聲像檔案要根據具體情況定期檢查。
6、嚴格做好聲像檔案的保密工作。
十三、實物檔案管理制度
為了加強對實物檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用實物檔案，按照《中華人民共和國檔案法》，特制定本制度。
1、對實物檔案實行集中統一管理，確保其完整、準確、系統、安全，以備開發和利用。
2、實物檔案范圍包括：錦旗、匾牌、字畫、印章、榮譽證書、獎杯。
3、實物檔案的歸檔，要求保證實物的完整、整潔、干凈，注意防火、防潮、防塵。
4、實物檔案的歸檔時間要求處屬各科室應及時將實物檔案移交檔案室歸檔。
5、實物檔案的借出，必須經處領導批準，按規定辦理借出手續，如果展出，要對展出實物檔案定期進行檢查。
6、實物檔案如有破損，必須進行認真修復和技術加工，以延長實物檔案壽命。
7、建立實物檔案登記和統計制度，每年檢查一次，發現問題，及時解決。
十四、檔案保密制度
1、檔案工作人員應嚴格貫徹執行國家保密法規，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全的完整。
2、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關制度和規定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨保管。
3、檔案庫房設施應符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節日應提前對庫房的安全保密設施進行檢查，發現問題及時處理。
4、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。
5、不準私自或在無保密保障的.情況下復制、使用、存放、銷毀于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。
6、不準借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應履行審批手續，并限于保密室或檔案室內閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內容。
7、不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會、參觀、學習、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經保密部門審查批準，同時指定專人保管。
8、不準向家屬、子女、親友及其他不應知悉者談論國家秘密。
9、定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發現問題，及時報告。
10、不準隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，并視其情節依法追究責任。
十五、檔案鑒定銷毀制度
1、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領導任組長，成員由檔案人員及有關部門的人員組成。
2、鑒定小組以專業主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標準為準繩，以檔案的保管期限為依據，及時組織對到期檔案進行鑒定。
3、鑒定工作結束后，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負責人簽名并注明日期，對無保存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷毀報告，經分管領導批準，并報送有關檔案部門備案，然后方可銷毀。
4、對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價值需要延長保管期限的，應重新規定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。
5、經過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規定，鑒定中發現檔案不準確、不完整，檔案部門要及時向領導匯報，責成有關科室或責任人負責修改、補充。
6、銷毀檔案時，監銷人員不得少于2人，應由檔案室和有關業務部門派員在指定地點共同監銷，監銷人員在銷毀以前，應認真進行清點核實，銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報告領導。
7、銷毀檔案時，必須注意保密，監銷人員在檔案尚未安全毀掉時不得離開現場。
8、情況特殊的專門檔案另有銷毀規定的按有關規定執行。
十六、檔案利用制度
1、本單位檔案僅限于本單位及本系統工作人員利用。凡查借閱檔案，必須履行登記手續，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結果及時向檔案室反饋，任何人不得例外。
2、外單位來查閱檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經分管領導批準后方可查閱。
3、查閱檔案人員應在閱文室、保密室內查詢，并保持安靜、衛生，不得在室內吸煙、喝水，以防損壞檔案。
4、查閱秘密文件必須履行審批手續，嚴格遵守保密規定。
5、借閱檔案時間一般不超過3天，延長時間需辦理續借手續，最多不得超過7天，借用份數每人每次不得超過3份。
6、借閱者應維護檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉借和影印、復制、拆換、涂改及污損，違者必究。
7、借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認真清點，仔細檢查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。
8、凡遇節假日特殊情況，檔案室有權隨時收回借出的檔案、材料，以利安全保密等工作。
9、凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應按《檔案法》及有關規定嚴肅處理。
10、復制、抄錄檔案資料，要經領導批準，抄錄復制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。
11、檔案人員應根據本單位工作的特點按照室藏檔案的內容、種類和結構，編制科學的檢索工具和有參考價值的檔案資料，以提高檔案的查全率。
十七、檔案統計制度
1、檔案統計要符合《中華人民共和國統計法》及其他有關法規、規章要求。
2、檔案統計包括登記和統計兩個部分。檔案室要建立檔案工作統計臺帳，檔案人吶喊要認真細致地做好檔案收進、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數量、狀況及結構的登記和統計，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統計。
3、檔案統計內容與指標要保持一致性、穩定性和連續性，不得隨意更改。
4、統計數字要準確無誤，情況要真實，結論要正確，各項數字一律用阿拉伯數字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。
5、及時、準確向檔案行政管理部門填寫單位檔案工作統計年報及其他檔案調查統計表，統計表要由領導簽字蓋章后方能上報或歸檔。
6、堅持做好溫濕度記錄、掌握庫房溫度變化情況，定期分析研究，采取科學的降溫去濕措施，使庫內溫濕度控制達到國家和本省規定的標準。
7、檔案室要定期對檔案統計資料進行歸納整理，定期對統計數據進行必要的綜合、分析和研究，從而及時發現問題，糾正錯誤，更好地認識和了解機關檔案管理的現狀，掌握發展規律，分析發展趨勢，提高管理水平。
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