公司采購(gòu)流程管理制度
在現(xiàn)在社會(huì)，越來(lái)越多地方需要用到制度，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編收集整理的公司采購(gòu)流程管理制度，希望能夠幫助到大家。
為了提高公司采購(gòu)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本，滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)流程，加強(qiáng)與各部門(mén)間的配合，特制定本制度。
一、請(qǐng)購(gòu)及其規(guī)定
1、請(qǐng)購(gòu)的定義
請(qǐng)購(gòu)是指某人或者某部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫(xiě)一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過(guò)程。
2、請(qǐng)購(gòu)單的要素
完整的請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)包括以下要素：
⑴請(qǐng)購(gòu)的部門(mén)；
⑵請(qǐng)購(gòu)物品所屬項(xiàng)目；
⑶請(qǐng)購(gòu)的用途；
⑷請(qǐng)購(gòu)的物品名；
⑸請(qǐng)購(gòu)的物品數(shù)量；
⑹請(qǐng)購(gòu)的物品規(guī)格；
⑺請(qǐng)購(gòu)物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；
⑻請(qǐng)購(gòu)的物品的要求時(shí)間；
⑼請(qǐng)購(gòu)如有特殊需要請(qǐng)備注；
⑽請(qǐng)購(gòu)單填寫(xiě)人；
⑾請(qǐng)購(gòu)部門(mén)主管；
⑿請(qǐng)購(gòu)單審核人；
⒀采購(gòu)副總審核；
⒁財(cái)務(wù)審核人；
⒂公司總經(jīng)理。
3、請(qǐng)購(gòu)單及其提報(bào)規(guī)定
⑴請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)按照要素填寫(xiě)完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購(gòu)部門(mén)；
⑵固定資產(chǎn)申購(gòu)按照附表一（固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表）的格式進(jìn)行填寫(xiě)提報(bào)；
⑶其他材料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購(gòu)按照附表二（物資采購(gòu)申請(qǐng)表）的格式填寫(xiě)提報(bào)；
⑷日常零星采購(gòu)按照公司印制的按照附表三（物資采購(gòu)審批單）的格式填寫(xiě)提報(bào)；⑸請(qǐng)購(gòu)部門(mén)在提報(bào)請(qǐng)購(gòu)單是應(yīng)要求采購(gòu)部簽字接收人請(qǐng)購(gòu)部門(mén)備份；
⑹涉及到請(qǐng)購(gòu)數(shù)量過(guò)多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的單子文檔也需一并提交；
⑺遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請(qǐng)示，征得同意后提報(bào)采購(gòu)部門(mén)，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。
⑻如果是單一來(lái)源采購(gòu)或指定采購(gòu)廠家及品牌的產(chǎn)品，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)必須作出書(shū)面說(shuō)明。
⑼請(qǐng)購(gòu)單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書(shū)面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購(gòu)部。
4、公司物資請(qǐng)購(gòu)單的提報(bào)部門(mén)
⑴公司經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由生產(chǎn)部門(mén)提報(bào)；
⑵公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由辦公室提報(bào)；
⑶公司各部門(mén)專用的物資由各部門(mén)自行提報(bào)。
二、請(qǐng)購(gòu)單的接收及分發(fā)規(guī)定
1、請(qǐng)購(gòu)的接收要點(diǎn)
⑴采購(gòu)部在接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購(gòu)單的填寫(xiě)是否按照規(guī)定填寫(xiě)完整、清晰，檢查請(qǐng)購(gòu)單是否經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；
⑵接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無(wú)計(jì)劃不采購(gòu)，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購(gòu)，圖紙及技術(shù)資料不全不采購(gòu)，庫(kù)存已超儲(chǔ)積壓的`物資不采購(gòu)的原則；
⑶通知倉(cāng)庫(kù)管理人員核查請(qǐng)購(gòu)物資是否有庫(kù)存；
⑷對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購(gòu)物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)。
2、請(qǐng)購(gòu)單的分發(fā)規(guī)定
⑴對(duì)于請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；
⑵對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；
⑶無(wú)法于請(qǐng)購(gòu)部門(mén)需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)；
⑷重要的項(xiàng)目采購(gòu)前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。
3、采購(gòu)周期的規(guī)定
⑴單次采購(gòu)金額預(yù)算在1萬(wàn)元以下的零星采購(gòu)項(xiàng)目或預(yù)算在1萬(wàn)元以下可市區(qū)采購(gòu)的物資及產(chǎn)品的采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)5天；
⑵單次采購(gòu)金額預(yù)算在1萬(wàn)元以上的項(xiàng)目比價(jià)采購(gòu)，采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)15天；
⑶請(qǐng)購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照以上規(guī)定的時(shí)間提前提報(bào)請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部如未能按時(shí)完成采購(gòu)任時(shí)應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明原因；
⑷遇到緊急采購(gòu)應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購(gòu)的策略。
三、詢價(jià)及其規(guī)定
1、詢價(jià)前應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問(wèn)題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購(gòu)部門(mén)溝通；
2、屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購(gòu)；
3、對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；
4、所有采購(gòu)項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則能不通過(guò)其代理或各種中介結(jié)構(gòu)詢價(jià)；
5、對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門(mén)需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購(gòu)替代品；
6、詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)；
7、在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書(shū)面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。
四、比價(jià)、議價(jià)
1、對(duì)廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；
2、對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出；
3、收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格。
4、重要項(xiàng)目應(yīng)通過(guò)一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過(guò)進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；
5、參考目標(biāo)價(jià)格與擬合作單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。
五、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總
1、比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總；
2、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六（比價(jià)/招標(biāo)匯總表）的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；
3、如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。
六、合同的簽訂及其規(guī)定
1、合同：是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門(mén)中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。
（一）合同正文應(yīng)包含的要素
(1)合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)；
(2)采購(gòu)物品/項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是不可分割的部分；
(3)包裝要求；
(4)合同總額應(yīng)含稅，特殊情況應(yīng)注明；
(5)付款方式；
(6)工期；
(7)質(zhì)量保證期；
(8)質(zhì)量要求及規(guī)范；
(9)違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；
(10)雙方的公司信息；
(11)其他約定。
（二）合同簽訂及其規(guī)定
(1)如涉及到技術(shù)問(wèn)題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；
(2)擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；
(3)為防止合同工程量追加或追加無(wú)依據(jù)，打包采購(gòu)時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單；
(4)遇貨物訂購(gòu)數(shù)量較大且價(jià)格較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來(lái)場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn)；
(5)質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開(kāi)始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品保質(zhì)期；
(6)詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求；
(7)與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；
(8)違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；
(9)比價(jià)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；
(10)合同簽訂應(yīng)按照附表七（合同審查批準(zhǔn)單）的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽審查；
(11)合同巡簽審查通過(guò)后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；
(12)簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門(mén)。
七、付款及合同執(zhí)行
1、付款規(guī)定
⑴按照進(jìn)度付款的采購(gòu)項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；
⑵按照貴公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫(xiě)附表八（資金支出審批單），該審批單巡簽我那比后提交財(cái)務(wù)部付款；
⑶財(cái)務(wù)部門(mén)在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況狂延期付款的應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。
2、合同執(zhí)行
⑴已簽訂合同由采購(gòu)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問(wèn)題，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)及公司領(lǐng)導(dǎo)；
⑵已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約；
⑶合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同。
八、報(bào)驗(yàn)與入庫(kù)
1、報(bào)驗(yàn)
⑴供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收；
⑵對(duì)于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門(mén)的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；
⑶達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請(qǐng)質(zhì)檢部門(mén)進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收；
⑷質(zhì)檢部門(mén)在接到采購(gòu)部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn)，并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明書(shū)，對(duì)于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門(mén)使用或不能入庫(kù)的情況質(zhì)檢部門(mén)應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；
⑸用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。
2、入庫(kù)
⑴公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫(kù)前均應(yīng)通過(guò)質(zhì)檢部門(mén)的檢驗(yàn)或驗(yàn)收；
⑵合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)，由請(qǐng)購(gòu)部門(mén)及時(shí)安排卸貨與搬運(yùn)；
⑶質(zhì)檢部門(mén)未及時(shí)驗(yàn)收的合同標(biāo)的物，倉(cāng)庫(kù)在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受；
⑷質(zhì)檢部門(mén)已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)及時(shí)的入庫(kù)，并及時(shí)出具入庫(kù)清單；
⑸質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定入庫(kù)。
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