公司文件管理管理制度

時間:2023-04-03 10:55:39 制度 我要投稿

公司文件管理管理制度

  在發(fā)展不斷提速的社會中,制度使用的頻率越來越高,制度具有合理性和合法性分配功能。擬起制度來就毫無頭緒?下面是小編精心整理的公司文件管理管理制度,僅供參考,大家一起來看看吧。

公司文件管理管理制度

公司文件管理管理制度1

  第一節(jié)總則

  一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。

  二、公司文件是傳達(dá)方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認(rèn)真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。

  三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。

  四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時、安全,嚴(yán)格按照規(guī)定的時限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。第二節(jié)文件分類

  一、規(guī)定。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強(qiáng)制性行政措施,用“規(guī)定”。

  二、決定、決議。對重要事項或重大行動做出安排,用“決定”。經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項,用“決議”。

  三、通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級文件,要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項,用“通知”。

  四、通報。表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達(dá)重要信息,用“通報”。

  五、請示、報告。向上級請求批示與批準(zhǔn),用“請示”。向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用“報告”。

  六、批復(fù)。答復(fù)請示事項用“批復(fù)”。

  七、函。商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等,用“函”。

  八、會議紀(jì)要。傳達(dá)會議議定事項和主要精神,要求與會者共同遵守的,用“會議紀(jì)要”。第三節(jié)文件格式

  一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部份組成。

  二、文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要概括文件的主要內(nèi)容。

  三、發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。

  四、公司發(fā)文代號分為四種:①“xx發(fā)”、②“xx人發(fā)”、③“xx客發(fā)”。冠以上述發(fā)文代號的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對全公司具有效力,對外發(fā)文應(yīng)代表公司的.整體意志。發(fā)文一般應(yīng)該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請示、報告、簡報等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文。“xx發(fā)”用于公司及各部門的對內(nèi)對外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號;“xx人發(fā)”、“xx客發(fā)”分別用于人力資源部的對內(nèi)對外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對外發(fā)文,文件由發(fā)文部門自行編號,總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。(公司其他部門均以“xx發(fā)”的代號發(fā)文,以②、③代號發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)

  五、文件必須蓋章或簽字。

  六、密級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。

  七、緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。

  八、文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準(zhǔn)確。

  九、發(fā)文單位必須注明全稱。

  十、多頁文件應(yīng)標(biāo)明頁碼。

  十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側(cè)留裝訂位。

  十二、文件紙一般使用a4型。第四節(jié)收文

  一、收文一律使用《xx有限公司收文簿》。

  二、外單位來文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時分送相關(guān)部門。

  一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。

  二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。

  三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。

  四、文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé),防止漏辦或延誤。

  五、嚴(yán)格按照時限要求完成。

  六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。

  七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。第六節(jié)發(fā)文

  一、發(fā)文一律使用《xx有限公司發(fā)文稿紙》。

  二、發(fā)文程序如下:公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對外發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案第七節(jié)其他

  一、時限要求:

  1、特急:限4個工作時內(nèi)完成。

  2、急:限8個工作時內(nèi)完成。

  3、平:限16個工作時內(nèi)完成。

  二、文件的保密要求:

  1、絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門,并由發(fā)文部門保存在保險柜內(nèi)。

  2、機(jī)密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險柜內(nèi)。

  3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。

  三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。

公司文件管理管理制度2

  (一)總則為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。

  (二)文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。

  (三)收文的管理

  1、公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應(yīng)立即報告上級機(jī)要部門,并登記差錯文件的文號。

  2、公文的編號保管辦公室文書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交辦公室文書進(jìn)行登記編號保管,不得個人保存。

  3、公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦。

  4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應(yīng)抓緊時間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳。辦公室辦公室文書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

  (四)發(fā)文的管理

  1、發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。

  2、公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項;公布公司性的重大開發(fā)、項目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;其他有關(guān)公司的重大事項。

  3、公司上行文、外發(fā)文主要用于:對上級機(jī)關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。在公司日常項目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項,應(yīng)按有關(guān)制度辦理,由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。

  (五)文件的.立卷與歸檔

  1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:

  ①上級機(jī)關(guān)來文,包括上級對公司報告、申請的批復(fù);

  ②公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;

  ③經(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會記錄;

  ④公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;

  ⑤有保存價值的人民來信,來訪記錄及處理結(jié)果;

  ⑥參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材料等;

  ⑦上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄,以及公司向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料;

  ⑧反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;

  ⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級請求批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

  2、業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

  3、立卷要求文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

  4、文件的銷毀對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件,公司辦公室應(yīng)定期清理造冊,并按上級有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。

公司文件管理管理制度3

  第一章總則

  第一條為提高行文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)我公司的實(shí)際情況,特制訂本制度。

  第二條文件管理內(nèi)容主要包括上級函、電、來文、公司上報下發(fā)的各種文件、資料。

  第三條全公司各類文件由辦公室統(tǒng)一管理。

  第二章收文的管理

  第四條公文的簽收。

  (1)凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和辦公室秘書均需注意檢查封口和郵票,對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

  (2)對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應(yīng)立即報告上級機(jī)要部門,并登記差錯文件的文號。

  第五條公文的編號保管。

  (1)辦公室秘書對上級公文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司總經(jīng)理親啟的文件,總經(jīng)理啟封后,也應(yīng)交辦公室秘書辦理正常手續(xù)。

  (2)公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交辦公室秘書進(jìn)行登記編號,個人不得私自保存。

  第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。

  (1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容及性質(zhì)閱簽后,由辦公室秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司總經(jīng)理閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。

  (2)一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室秘書直接分轉(zhuǎn)處理,如涉及幾個單位會辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

  (3)為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),辦公室秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理室和承辦部門,如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

  第七條文件的傳閱與催辦。

  (1)傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密制度,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

  (2)閱讀文件應(yīng)抓緊時間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有公司總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件要求和公司總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。

  (3)閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失、泄密。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室秘書。

  (4)辦公室秘書對文件負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任。承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理,不得將文件壓放、分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

  第三章發(fā)文的管理

  第八條發(fā)文的規(guī)定。

  (1)全公司上報、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

  (2)各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文,應(yīng)分別向公司辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文,則由辦公室分別按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口發(fā)文。

  (3)對全公司影響較大、涉及兩個以上子公司分管范圍的文件,須由集團(tuán)公司董事長批準(zhǔn)簽發(fā)。

  第九條發(fā)文的范圍。

  (1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報,均屬發(fā)文的范圍。

  (2)公司下發(fā)文件主要用于以下事項。

  ①發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件。

  ②公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、生活福利等工作的決定,發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報其他有關(guān)全公司的重大事項。

  (3)公司上行文、外發(fā)文主要用于以下事項。

  ①對上級機(jī)關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定,同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。

  ②在公司日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項,應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)部室書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。

  ③凡各業(yè)務(wù)部室如開專題會議所作的.決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以用部室名義發(fā)會議紀(jì)要。

  ④各業(yè)務(wù)部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各部室的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。

  第四章發(fā)文程序與要求

  第十條發(fā)文程序規(guī)定。

  (1)各單位需要發(fā)文,應(yīng)事先向辦公室提出申請。

  (2)辦公室同意發(fā)文時,主辦單位應(yīng)以集團(tuán)公司指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿。

  (3)草擬文稿必須從公司角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標(biāo)點(diǎn)符號正確、書寫工整,嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。

  (4)文稿擬就后,擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁,詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章,標(biāo)定日期和密級。

  (5)辦公室應(yīng)根據(jù)公司的要求和上級有關(guān)指示精神,對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿,應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿。

  (6)經(jīng)辦公室審查、修改后的文稿,送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))。

  (7)對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬稿部門重新纂寫清楚。

  (8)需經(jīng)會簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽。

  (9)文稿審核、會簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書,統(tǒng)一編號后送打印室打印。

  (10)文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對,校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名。文件打印后,由辦公室派專人按量印刷,再由辦公室秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況。對印刷質(zhì)量不好的文件,辦公室秘書應(yīng)拒絕蓋章分發(fā)。

  第五章文件的借閱和清退

  第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需要本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條,對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱。

  第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫等。

  第十三條辦公室秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、必須及時

  查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報告。

  第十四條各部門應(yīng)定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。

  第六章文件的立卷與歸檔

  第十五條文件的歸檔范圍。

  (1)上級機(jī)關(guān)來文包括上級對公司報告、申請的批復(fù)統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。

  (2)公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等。

  (3)公司總經(jīng)理辦公會以及各種專業(yè)例會記錄。

  (4)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及公司在會上匯報發(fā)言材料等。

  (5)上級領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報告、指示、記錄,以及公司向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料。

  (6)反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作的音像攝制品。

  (7)公司日志和大事記。

  (8)公司向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

  (9)業(yè)務(wù)部室日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務(wù)部室負(fù)責(zé)立卷歸檔。

  第十六條立卷要求。

  (1)文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主頁、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

  (2)要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

  第七章文件的銷毀

  第十七條對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件,辦公室應(yīng)定期清理、造冊,并按上級有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。

  1、凡上級和外單位發(fā)來的文件、信函、電報、內(nèi)刊等由公司綜合部簽收、拆封、蓋上日戳、分類編號、登記收文薄、填寫公文處理單,送綜合部經(jīng)理審閱后,再送公司領(lǐng)導(dǎo)批閱。

  2、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件,綜合部要及時收回,按批示迅速準(zhǔn)確地送閱和傳遞。

  3、各部門接文件后,要當(dāng)日閱辦,并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示及文件要求,主動辦理。屬于各部門聯(lián)合承辦的,主辦部門要主動做好協(xié)同工作,協(xié)辦部門要積極配合。

  4、綜合部對發(fā)送的文件、信函、電報都要隨時查詢催辦,防止辦文拖期。

  5、各部門在文件承辦后,要將辦理結(jié)果寫在文件處理欄內(nèi),簽署承辦結(jié)果、承辦人姓名、時間或字號,將文件退交公司綜合部,立卷、歸檔。

  6、上級下達(dá)的業(yè)務(wù)性文件,承辦單位辦完后,需要留存的,公司綜合部經(jīng)理簽批后可以復(fù)印留用。

  7、各部門收到上級主管部門直接下達(dá)的文件或參加有關(guān)會議收到會議文件,均需交公司綜合部統(tǒng)一登記,并按文件處理程序閱辦。

公司文件管理管理制度4

  1.0總則

  為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。

  2.0文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。

  3.0收文的管理

  3.1公文的簽收

  3.1.1凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交辦公室機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和機(jī)要秘書均要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

  3.1.2對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應(yīng)立即報告上級機(jī)要部門,并登記差錯文件的文號。

  3.2公文的編號保管

  3.2.1辦公室文書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。

  3.2.2本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交辦公室文書進(jìn)行登記編號保管,不得個人保存。

  3.3公文的閱批與分轉(zhuǎn)

  3.3.1凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦。

  3.3.2一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

  3.3.3為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過2天(特殊情況例外)。

  3.4文件的傳閱與催辦

  3.4.1傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

  3.4.2閱讀文件應(yīng)抓緊時間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

  3.4.3閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。

  3.4.4文件閱完后,應(yīng)送交辦公室機(jī)要秘書,切忌橫傳。

  3.4.5辦公室機(jī)要秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

  3.4.6按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由辦公室機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。

  4.0發(fā)文的管理

  4.1發(fā)文的'規(guī)定

  4.1.1全公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于公司,各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

  4.1.2各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請,并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文,則由公司按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司×字發(fā)文。

  4.1.3對全公司影響較大,涉及兩個以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須由經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

  4.2發(fā)文的范圍

  4.2.1凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。

  4.2.2公司下發(fā)文件主要用于:

  ①公布公司規(guī)章制度;

  ②轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件;

  ③公布公司體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項;

  ④公布公司性的重大開發(fā)、項目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

  ⑤發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;

  ⑥其他有關(guān)公司的重大事項。

  4.2.3公司上行文、外發(fā)文主要用于:

  ①對上級機(jī)關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;

  ②同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。

  4.2.4在公司日常項目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項,應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。

  4.2.5凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。

  4.2.6各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。

  5.0文件的立卷與歸檔

  5.1文件的歸檔范圍

  5.1.1凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:

  ①上級機(jī)關(guān)來文,包括上級對公司報告、申請的批復(fù);

  ②公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;

  ③經(jīng)理辦公室、總務(wù)會、公司管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄;

  ④公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;

  ⑤有保存價值的人民來信,來訪記錄及處理結(jié)果;

  ⑥參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材料等;

  ⑦上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄,以及公司向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料;

  ⑧反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;

  ⑨公司日志和大事記;

  ⑩公司向上級請求批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

  5.1.2業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

  5.2立卷要求

  5.2.1文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

  5.2.2立卷時,要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

  5.2.3要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。

  5.2.4上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

  6.0文件的銷毀

  6.1對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件,公司機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊,并按上級有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。

  6.2經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)派專車分別由公司機(jī)要秘書和正(副)主任護(hù)送到上級機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。

公司文件管理管理制度5

  第一節(jié)總則

  一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。

  二、公司文件是傳達(dá)方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。

  因此,必須認(rèn)真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。

  三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。

  四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時、安全,嚴(yán)格按照規(guī)定的時限和要求完成。

  公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。

  第二節(jié)文件分類

  一、規(guī)定。

  發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強(qiáng)制性行政措施,用'規(guī)定'。

  二、決定、決議。

  對重要事項或重大行動做出安排,用'決定'。

  經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項,用'決議'。

  三、通知。

  轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級文件,要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項,用'通知'。

  四、通報。

  表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達(dá)重要信息,用'通報'。

  五、請示、報告。

  向上級請求批示與批準(zhǔn),用'請示'。

  向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用'報告'。

  六、批復(fù)。

  答復(fù)請示事項用'批復(fù)'。

  七、函。

  商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等,用'函'。

  八、會議紀(jì)要。

  傳達(dá)會議議定事項和主要精神,要求與會者共同遵守的,用'會議紀(jì)要'。

  第三節(jié)文件格式

  一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、 、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部份組成。

  二、文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要概括文件的主要內(nèi)容。

  三、發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。

  四、公司發(fā)文代號分為四種:

  ①'發(fā)'、②'人發(fā)'、③'客發(fā)'。

  冠以上述發(fā)文代號的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對全公司具有效力,對外發(fā)文應(yīng)代表公司的'整體意志。

  發(fā)文一般應(yīng)該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請示、報告、簡報等形式流轉(zhuǎn)。

  力避隨意發(fā)文。

  '發(fā)'用于公司及各部門的對內(nèi)對外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號;

  '人發(fā)'、'客發(fā)'分別用于人力資源部的對內(nèi)對外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對外發(fā)文,文件由發(fā)文部門自行編號,總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。

  (公司其他部門均以'發(fā)'的代號發(fā)文,以②、③代號發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)

  五、文件必須蓋章或簽字。

  六、密級分為'絕密'、'機(jī)密'、'秘密'。

  七、緊急程度分為'特急'、'急'、'平'。

  八、文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準(zhǔn)確。

  九、發(fā)文單位必須注明全稱。

  十、多頁文件應(yīng)標(biāo)明頁碼。

  十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側(cè)留裝訂位。

  十二、文件紙一般使用a4型。

  第四節(jié)收文

  一、收文一律使用《收文簿》。

  二、外單位來文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時分送相關(guān)部門。

  第五節(jié)辦文

  一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。

  二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。

  三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。

  四、文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé),防止漏辦或延誤。

  五、嚴(yán)格按照時限要求完成。

  六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。

  七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。

  第六節(jié)發(fā)文

  一、發(fā)文一律使用《公司發(fā)文稿紙》。

  二、發(fā)文程序如下:公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對外發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案

  第七節(jié)其他

  一、時限要求:

  1、特急:限4個工作時內(nèi)完成。

  2、急:限8個工作時內(nèi)完成。

  3、平:限16個工作時內(nèi)完成。

  二、文件的保密要求:

  1、絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門,并由發(fā)文部門保存在保險柜內(nèi)。

  2、機(jī)密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險柜內(nèi)。

  3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。

  三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。

公司文件管理管理制度6

  一、總則

  第一條、為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)有關(guān)規(guī)定,結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,特制訂本制度。

  第二條、文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。

  二、收文的管理

  第三條、公文的簽收

  1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門,在簽收和拆封時,秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

  2、對政府部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應(yīng)立即報告有關(guān)部門,并登記差錯文件的文號。

  第四條、公文的閱批與分轉(zhuǎn)

  1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。

  2、一般函、電單據(jù)等,由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的'文件,應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

  3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室,如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天。

  第五條、文件的傳閱與催辦

  1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

  2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間,當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處,閱批文件一般不得超過兩天,閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”,秘書應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。

  3、閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。

  4、文件閱完后應(yīng)送交秘書,切忌橫傳。

  5、行政秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時周轉(zhuǎn)歸檔。

  三、文件借閱和清退

  第六條、各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門主管簽寫便條,對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。

  第七條、借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫等。

  第八條、各部門應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

  四、文件的立卷與歸檔

  第九條、文件的歸檔范圍

  凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔:

  1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計劃、統(tǒng)計、季度、年度報表等。

  2、各種專業(yè)例會記錄。

  3、企業(yè)召開重要會議所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等。

  4、有保存價值的客戶資料及處理結(jié)果。

  5、企業(yè)日志和大事記。

  第十條、立卷要求

  1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

  2、立卷時,要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

  3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。

  五、文件的銷毀

  第十一條、對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件,秘書應(yīng)定期清理造冊并按行政有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。

  六、附則

  第十二條、本制度解釋權(quán)歸行政部。

  第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。

公司文件管理管理制度7

  第一章總則

  第一條為提高行文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)我公司的實(shí)際情況,特制訂本制度。

  第二條文件管理內(nèi)容主要包括上級函、電、來文、公司上報下發(fā)的各種文件、資料。

  第三條全公司各類文件由辦公室統(tǒng)一管理。

  第二章收文的管理

  第四條公文的簽收。

  (1)凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和辦公室秘書均需注意檢查封口和郵票,對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

  (2)對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應(yīng)立即報告上級機(jī)要部門,并登記差錯文件的文號。

  第五條公文的編號保管。

  (1)辦公室秘書對上級公文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司總經(jīng)理親啟的文件,總經(jīng)理啟封后,也應(yīng)交辦公室秘書辦理正常手續(xù)。

  (2)公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交辦公室秘書進(jìn)行登記編號,個人不得私自保存。

  第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。

  (1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容及性質(zhì)閱簽后,由辦公室秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司總經(jīng)理閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。

  (2)一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室秘書直接分轉(zhuǎn)處理,如涉及幾個單位會辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

  ⑶為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),辦公室秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理室和承辦部門,如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

  第七條文件的傳閱與催辦。

  (1)傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密制度,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

  (2)閱讀文件應(yīng)抓緊時間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有公司總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件要求和公司總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。

  ⑶閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失、泄密。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室秘書。

  (4)辦公室秘書對文件負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任。承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理,不得將文件壓放、分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

  第三章發(fā)文的管理

  第八條發(fā)文的規(guī)定。

  (1)全公司上報、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

  (2)各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文,應(yīng)分別向公司辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文,則由辦公室分別按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口發(fā)文。

  ⑶對全公司影響較大、涉及兩個以上子公司分管范圍的文件,須由集團(tuán)公司董事長批準(zhǔn)簽發(fā)。

  第九條發(fā)文的范圍。

  (1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報,均屬發(fā)文的范圍。

  (2)公司下發(fā)文件主要用于以下事項。

  ①發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件。

  ②公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、生活福利等工作的決定,發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報其他有關(guān)全公司的重大事項。

  ⑶公司上行文、外發(fā)文主要用于以下事項。

  ①對上級機(jī)關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定,同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。

  ②在公司日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項,應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)部室書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。

  ③凡各業(yè)務(wù)部室如開專題會議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以用部室名義發(fā)會議紀(jì)要。

  ④各業(yè)務(wù)部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各部室的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。

  第四章發(fā)文程序與要求

  第十條發(fā)文程序規(guī)定。

  (1)各單位需要發(fā)文,應(yīng)事先向辦公室提出申請。

  (2)辦公室同意發(fā)文時,主辦單位應(yīng)以集團(tuán)公司指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿。

  ⑶草擬文稿必須從公司角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標(biāo)點(diǎn)符號正確、書寫工整,嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。

  (4)文稿擬就后,擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁,詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章,標(biāo)定日期和密級。

  (5)辦公室應(yīng)根據(jù)公司的要求和上級有關(guān)指示精神,對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿,應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿。

  (6)經(jīng)辦公室審查、修改后的文稿,送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))。

  (7)對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬稿部門重新纂寫清楚。

  (8)需經(jīng)會簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽。

  (9)文稿審核、會簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的'規(guī)定呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書,統(tǒng)一編號后送打印室打印。

  (10)文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對,校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名。文件打印后,由辦公室派專人按量印刷,再由辦公室秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況。對印刷質(zhì)量不好的文件,辦公室秘書應(yīng)拒絕蓋章分發(fā)。

  第五章文件的借閱和清退

  第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需要本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條,對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱。

  第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫等。

  第十三條辦公室秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、必須及時查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報告。

  第十四條各部門應(yīng)定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。

  第六章文件的立卷與歸檔

  第十五條文件的歸檔范圍。

  (1)上級機(jī)關(guān)來文包括上級對公司報告、申請的批復(fù)統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。

  (2)公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等。

  ⑶公司總經(jīng)理辦公會以及各種專業(yè)例會記錄。

  (4)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及公司在會上匯報發(fā)言材料等。

  (5)上級領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報告、指示、記錄,以及公司向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料。

  (6)反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作的音像攝制品。

  (7)公司日志和大事記。

  (8)公司向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

  (9)業(yè)務(wù)部室日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務(wù)部室負(fù)責(zé)立卷歸檔。

  第十六條立卷要求。

  (1)文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主頁、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

  (2)要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。    第七章文件的銷毀

  第十七條對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件,辦公室應(yīng)定期清理、造冊,并按上級有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。

  第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件,由辦公室主任和辦公室秘書監(jiān)視銷毀。

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